Revalize erweitert Portfolio für Gastronomieausrüstung & -bedarf durch neueste Akquisition Mehr erfahren
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In der dynamischen Welt der Medizintechnikentwicklung kann die Bedeutung eines akribisch organisierten Dokumentensystems nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Stellen Sie sich ein mittelgroßes Technologieunternehmen mit einer vielfältigen Produktpalette vor, von tragbaren Diagnosewerkzeugen bis hin zu hochentwickelten Bildgebungssystemen.
Das Rückgrat ihrer Innovation?
Eine Vielzahl von Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Schaltpläne und mehr, die ständig aktualisiert werden.
Ohne ein robustes Dokumentenmanagementsystem (DMS) könnte dieses Unternehmen leicht in einer Flut digitaler Dateien untergehen, wodurch die Dokumentenwiederherstellung zu einer Detektivarbeit wird.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von DMS ist die visualisierte Ordnungsstruktur. Damit ist die Anordnung der Dokumente in einer Benutzeroberfläche gemeint. Hierbei wird häufig ein hierarchisches Modell gewählt. Sie ist üblicherweise frei wählbar, da jedes Unternehmen hier eigene Anforderungen hat. So könnte beispielsweise ein Unternehmen seine Dokumente hierarchisch nach Kunden und Projekten sortieren. Die Kunden sind auf der obersten Ebene und jedem Kunden sind unterschiedliche Projekte zugeordnet.
Dieses in DMS häufig verwirklichte Ordnungsmodell wird in vielen Unternehmen ausreichen, stößt aber in technischen Unternehmen wie dem Medizintechnikhersteller schnell an Grenzen. Ein Beispiel: Für jeden Mikrocontroller, der in den Produkten des Unternehmens verbaut wird, gibt es ein ganzes Bündel von Dokumenten wie Schaltplan, Datenblatt, Programmieranleitung und Referenzhandbuch. Diese Dokumentensammlung existiert aufgrund von Konstruktionsunterschieden für jede früher und heute verwendete Version des Controllers jeweils einmal.
Diese Dokumente sind Teil einer komplexen Beziehung. So wird häufig ein bestimmtes Dokument in mehreren Projekten verwendet, ist aber nur einmal physisch gespeichert. Das könnte beispielsweise der Schaltplan eines Bauteils sein, das in mehreren Produkten genutzt wird. Wer sich die Dokumente eines Produkts anschaut, sieht dort jeweils das Dokument mit dem Schaltplan. Die Dokumentsammlung zu einem Produkt besteht also aus Verweisen auf Originaldokumente, die als „Single Source of Truth“ dienen.
Doch das Beziehungsgeflecht umfasst auch die unterschiedlichen Rollen und Funktionen der Mitarbeiter. Nicht jeder benötigt zu jeder Zeit alle Dokumente. Zugleich ist dieses Dokument nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich, da nicht jeder den Inhalt kennen muss oder für seine Arbeit benötigt. Einige Beispiele: Techniker sind für eine Reparatur auch an älteren Schaltplänen interessiert. Vertriebsmitarbeiter nutzen die Datenblätter der aktuellen Produkte. Im Support wird bei Anfragen das Referenzhandbuch eingesehen. Hardwareentwickler, die den Controller in ein neues Produkt integrieren, brauchen Schaltpläne und Datenblätter. Softwareentwickler hingegen nutzen das Programmierhandbuch und das Referenzhandbuch, um eine API für den Zugriff aus der Cloud zu schreiben.
Kurz: Dokumentenmanagement ist in technischen Unternehmen mit komplexen Projektstrukturen eine Herausforderung. Im Alltag sind unterschiedliche Fachbereiche, Teams und Projekte dem gleichen Produkt zugeordnet, beziehen sich aber auf eine ganz unterschiedliche Informationsbasis.
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Die Einzigartigkeit der Produkte eines Unternehmens verstärkt die Bedeutung des sofortigen Zugriffs auf relevante Informationen und Dokumente.
Alle Mitarbeiter des Herstellers müssen die Informationen und Dokumente zu einem Produkt sofort zur Hand haben.
Heute wird dieses Konzept oft als „digitaler Informationstwin“ bezeichnet, der alle Informationen digital widerspiegelt.
Traditionelle DMS können in dieser Hinsicht unzureichend sein, was Lösungen wie PRO.FILE von Revalize erforderlich macht, die sich auf DMS für technische Unternehmen spezialisiert haben — DMStec.
Kern eines DMStec ist der sogenannte Product Data Backbone. Das ist eine zentrale digitale Plattform, die alle produktbezogenen Informationen und Dokumente eines Unternehmens bündelt. Das Product Data Backbone fungiert als das Rückgrat der Informationsflüsse innerhalb eines Unternehmens. Dazu führt er die Daten aus verschiedenen Organisationseinheiten ohne Medienbrüche zusammen und hält sie jederzeit aktuell. DMStec ermöglicht ein zentrales Product Data Backbone einen nahtlosen Informationsfluss und unterstützt die Zusammenarbeit über Fachbereiche hinweg.
Ein solches Product Data Backbone hat für die Unternehmen einige Vorteile. Alle Informationen werden zentral verwaltet, wodurch Inkonsistenzen und Fehler verringert werden. Jeder Anwender greift auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die Qualität der Produktentwicklung und -dokumentation erhöht. Der gemeinsame Informationspool fördert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams und Projekten. Das erleichtert die Abstimmung und Integration unterschiedlicher Perspektiven in den Prozess der Produktentstehung. Im Ergebnis entwickeln Unternehmen ihre Produkte effizienter und reagieren deshalb schneller auf Marktveränderungen.
Ein DMStec, wie das von PRO.FILE, bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Es liefert nur die Informationen, die für die spezifische Aufgabe oder Rolle eines Mitarbeiters relevant sind.
Diese Effizienz wird durch das Prinzip der differenzierten Ansichten erreicht.
Jedes Dokument existiert nur einmal im Produktdaten-Backbone, ist jedoch für Mitarbeiter in verschiedenen Kontexten entsprechend ihren Bedürfnissen zugänglich.
Dieser Ansatz eliminiert die Redundanz von Dokumentkopien, die ansonsten erhebliche Aktualisierungs- und Organisationsaufwände erfordern würden.
Ein DMStec wird zur technischen Grundlage für komplette Produktdokumentationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg, von der Konstruktion bis zur Entsorgung oder Weiterverwertung. Sie enthält dadurch die gesamte „Lebenslaufakte“ eines Produkts. Im Laufe der Produktentstehung fließen dort alle relevanten Informationen ein: Unterlagen aus der mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Platinen-Layouts, externe Datenblätter), der Projektierung (Pflichtenhefte, Verträge, Kundenzeichnungen, Fertigungsdatenblätter, E-Mail-Verkehr) und dem Qualitätsmanagement (Abnahmeprotokolle).
Dieser Dokumenten-Fundus wird zur Grundlage vieler weiterer Dokumente, beispielsweise Bedienungsanleitungen, Produktbroschüren und Texte für Marketing-Kampagnen. Deshalb ist es sehr sinnvoll, ein DMStec in ein Autorensystem zu integrieren. Dieses benötigt leichten Zugriff auf die vorhandenen Dokumente, aber neue Dokumente zu einem Produkt müssen direkt im DMStec abgelegt werden. Insgesamt zeigt sich, dass DMStec zu einer strategischen Notwendigkeit für technische Unternehmen geworden ist.
Mit DMStec können alle Dokumente an einem Ort verwaltet werden, um die Effizienz und Innovation im Unternehmen zu steigern. Ein optimierter Zugriff auf und die Verwaltung von Unternehmensdokumenten verbessert nicht nur die Prozesse und die Zusammenarbeit, DMStec bringt technische Unternehmen auf die nächste Stufe.
Erfahren Sie mehr über PRO.FILE DMStec und starten Sie noch heute Ihre Transformation!
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