Schaffen Sie eine "Single Source of Truth" mit unserem

Technischen Dokumenten Management System (DMS)

Eine optimierte digitale Verwaltung Ihrer Dokumente, Prozesse und Daten ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

PRO.FILE Lösungen

Ermöglichen Sie die Digitalisierung mit DMS

Dokumentenmanagement-System (DMS) mit PRO.FILE schafft ein neues Qualitätsniveau in der dokumentenbasierten Zusammenarbeit über Abteilungen und Produktphasen hinweg für ein unternehmensweites Dokumentenmanagement und modernes Produktmanagement. Es ermöglicht die Abbildung von technischen Strukturen und, mit Projekt-Lebenszyklus-Management (PLM) Software bildet es die Grundlage für die Abbildung digitalisierter Prozesse.

Eine "Single Source of Truth" schaffen: Stellen Sie sicher, dass jeder am selben Dokument für jedes Produkt/Thema arbeitet.
Kontrollierten Zugang anbieten: Schaffen Sie ein Netzwerk von Beziehungen, das Informationen aus der gesamten Organisation umfasst, und versetzen Sie jede Abteilung in die Lage, auf der Grundlage ihrer eigenen Anforderungen auf Inhalte zuzugreifen und diese zu bearbeiten.
Einrichten eines Überwachungssystems: Verwenden Sie Audit-Trails für die Überwachung und Durchsetzung von Richtlinien.
Übergeordnete Geschäftsprozesse beachten:  Definieren, steuern und optimieren Sie Ihre Systemprozesse und Workflows sicher, so dass der Status relevanter Dokumente eindeutig ist.
Ermöglichen Sie Zusammenarbeit: Kombinieren Sie Dokumentenmanagement mit Projekt- und Produkt-/Anlagenmanagement. Zeigen Sie, wie produktbezogene Informationen in Ihrem Dokumentenmanagementsystem zusammenhängen.
Dokumentation pflegen: Stellen Sie vollständige „as built“ und „as maintained“ Dateien als digitalen Informationszwilling mit vollständiger Sichtbarkeit bereit.

DMS Dokumentenmanagementsystem in komplexen technischen Strukturen

Technische Unternehmen stoßen mit ihren komplexen Umgebungen oft an die Grenzen herkömmlicher Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Herkömmliche DMS haben Schwierigkeiten mit den komplizierten Beziehungen zwischen technischen Dokumenten wie Zeichnungen und Spezifikationen und den technischen Produktstrukturen, auf die sie sich beziehen. Aus diesem Grund hat sich ein spezielles DMS entwickelt, das als „DMS“ bezeichnet wird, um diese Anforderungen zu erfüllen. Technische Unternehmen sollten DMS-Anbieter sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass ihre Lösungen produktspezifische Dokumente in bestehende Strukturen integrieren können und so digitalisierte informationsbasierte Arbeitsabläufe erleichtern.

Warum DMS wählen?

Verschiedene Abteilungen verwenden eine Vielzahl von Anwendungen, um Dokumente, Projekte und Aufgaben zu bearbeiten; DMS bietet nahtlose Transparenz bis hin zum letzten Element. Es geht über typische DMS-Software hinaus und bietet:

Sparen Sie Zeit, Geld und Personalkosten durch schnellen Zugriff auf Ressourcen über effiziente Suchmechanismen, innovative Apps und automatische Schlüsselwortvergabe.
Verwalten und archivieren Sie prozessrelevante E-Mails, indem Sie sie nach Programmen, Kunden oder Geschäftsbereichen organisieren.
Verteilen Sie Dokumente direkt an Teams für einfachen Abruf, um organisatorische Grenzen zu überwinden und redundante Daten zu vermeiden.

Verknüpfen Sie produktbezogene Dokumente mit ihren technischen Strukturen.
Bieten Sie Dokumenten-Workflows an, die Ihre Prozesse strukturieren, automatisieren und optimieren.
Erstellen Sie Ablagestrukturen, die den Anforderungen verschiedener Abteilungen und Teams gerecht werden.
Schnittstelle zu allen gängigen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systemen.

Herbert Meyer Fallstudie

Sondermaschinenbauer wie die Herbert Meyer GmbH, die auftragsbezogen arbeiten, brauchen
eine enge Abstimmung zwischen Auftragswesen, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und
Fertigung, um ihre Kunden schnell und flexibel bedienen zu können.

Vom Archiv zur digitalen Zusammenarbeit in produktzentrierten Unternehmen

DMS kann eine Vielzahl von Dokumenten verwalten, darunter Briefe, Verträge, Dokumente, Bestellungen, Berichte, Abnahme- und Prozessdokumente, Spezifikationen und Servicemeldungen, von der Archivierung über die Berechtigungen bis hin zur Versionierung.

Unternehmen, die auf der Grundlage einer einzigen Wahrheitsquelle digitalisieren möchten, müssen ihre Produkt- und Infrastrukturdaten mit ihren technischen Dokumenten verknüpfen. Unabhängig davon, wo Sie sich in diesem Prozess befinden, kann DMS Sie an das gewünschte Ziel bringen.

Unternehmensweiter Zugriff auf Daten von überall

Mit innovativen Apps und Lösungen für den mobilen Zugriff stellt DMS seinen Kunden Informationen zur Verfügung, egal wo sie sich befinden.

Mit DMS bieten wir eine ganzheitliche Lösung, die einen kompletten Überblick über alle relevanten Unternehmensinformationen bietet. Die Merkmale und Funktionen ermöglichen es, Dokumente und Informationen aus verschiedenen Quellen und Systemen einfach und bequem zu erfassen und zu verwalten. Sie ermöglichen einen intuitiven Datenzugriff, um den vollen Nutzen einer unternehmensweiten Informationsplattform funktionsübergreifend und mobil zu realisieren.

Die Tatsache, dass PRO.FILE diese Dokumente im Kontext der Struktur des Kraftwerks anzeigt, ist im täglichen Betrieb äußerst hilfreich. So etwas wie dieses strukturierte und teilespezifische Ablagesystem hatten wir in keinem unserer früheren Kraftwerksblöcke. Mit DMS und den eingebauten Check-in/Check-out-Mechanismen eliminieren wir auch das Risiko, mit veralteten Versionen zu arbeiten.“

Thomas Burg,
DMS-Administrator und ECAD-Designer Netzgesellschaft Düsseldorf mbH