Wie die Geopolitik die Produktionsabläufe neu gestaltet Erfahren Sie mehr
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In der dynamischen Welt der medizintechnischen Entwicklung kann die Bedeutung eines sorgfältig organisierten Dokumentensystems gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Stellen Sie sich ein mittelgroßes Technologieunternehmen mit einer breiten Produktpalette vor, die von tragbaren Diagnosegeräten bis hin zu hochentwickelten Bildgebungssystemen reicht. Das Rückgrat der Innovation? Eine Reihe von Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Schaltpläne und vieles mehr, die ständig aktualisiert werden. Ohne ein robustes Dokumentenmanagementsystem (DMS)könnte dieses Unternehmen leicht in einem Meer von digitalen Dateien ertrinken und das Auffinden von Dokumenten zu einer Detektivarbeit machen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient der Verwaltung elektronischer Dokumente – wie Office-Dateien und PDFs – mithilfe einer Datenbank. Es kann die Dokumente entweder direkt in der Datenbank speichern oder Links zu den Speicherorten der Dokumente in einem Dateisystem verwalten. In beiden Fällen reichert das DMS jedes Dokument mit Metadaten und Schlüsselwörtern an, so dass es leichter zu finden ist. In der Regel umfasst es auch eine Versionsverwaltung, die den Zugriff sowohl auf aktuelle als auch auf ältere Versionen von Dokumenten ermöglicht, was besonders nützlich ist, wenn Sie auf Materialien aus früheren Produktgenerationen zurückgreifen möchten.
Eine weitere wichtige Funktion des Dokumentenverwaltungssystems (DMS) ist die Art und Weise, wie es die Dokumente in der Benutzeroberfläche visuell organisiert. Viele Systeme verwenden ein hierarchisches Modell, das Unternehmen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können. So kann ein Unternehmen seine Dokumente beispielsweise hierarchisch nach Kunden und Projekten sortieren. Diese Anordnung hilft dabei, jedem Kunden verschiedene Projekte zuzuordnen.
In vielen Unternehmen ist ein Standard-Dokumentenverwaltungssystem (DMS) oft ausreichend. Für techniklastige Branchen wie die Medizintechnikherstellung ist ein Standard-Dokumentenverwaltungssystem ( DMS)-Modell stößt schnell an seine Grenzen. Bedenken Sie dies: Jeder Mikrocontroller, eine wichtige Komponente in zahlreichen Geräten, wird von einem umfangreichen Satz von Dokumenten begleitet – einschließlich Schaltplänen, Datenblättern, Programmieranweisungen und Referenzhandbüchern -, die sich mit jeder Version des Produkts ändern.
Kurz gesagt, die Dokumentenverwaltung stellt für technische Unternehmen, die durch komplexe Projektstrukturen gekennzeichnet sind, eine große Herausforderung dar. Teams und Abteilungen arbeiten zwar an demselben Produkt, beziehen sich aber auf sehr unterschiedliche, auf ihre spezifischen Aufgaben zugeschnittene Dokumentensätze.
Die Einzigartigkeit der Produkte eines Unternehmens vergrößert die Bedeutung des sofortigen Zugriffs auf relevante Informationen und Dokumente. Alle Mitarbeiter des Herstellers müssen die Informationen und Dokumente zu einem Produkt sofort zur Hand haben. Dieses Konzept wird heute oft als “digitaler Informationszwilling” bezeichnet, der alle Informationen digital abbildet. Herkömmliche DMS sind in dieser Hinsicht möglicherweise unzureichend, was Lösungen wie PRO.FILE von Revalize auf den Plan ruft, die auf DMS für technische Unternehmen spezialisiert sind – DMS.
DMS bildet die komplexen technischen Strukturen ab und kombiniert die Funktionen eines DMS mit denen einer PLM-Lösung. Das Herzstück von DMS ist der Produktdaten-Backbone – ein zentraler digitaler Knotenpunkt, der alle produktbezogenen Informationen und Dokumente zusammenführt. Der Produktdaten-Backbone fungiert als Rückgrat für den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens. Zu diesem Zweck führt es Daten aus verschiedenen Organisationseinheiten ohne Medienbrüche zusammen und hält sie stets auf dem neuesten Stand. Ein zentrales Produktdaten-Backbone ermöglicht somit einen nahtlosen Informationsfluss und unterstützt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Die Implementierung eines zentralisierten Produktdaten-Backbones bietet mehrere Vorteile. Sie stellt sicher, dass alle Informationen zentral verwaltet werden, wodurch Inkonsistenzen und Fehler reduziert werden. Sie garantiert, dass jeder auf denselben, ständig aktualisierten Datenbestand zugreift, was die Qualität der Produktentwicklung und der Dokumentation erhöht. Außerdem fördert ein gemeinsamer Informationspool die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Projekten. Diese kollaborative Umgebung vereinfacht nicht nur die Koordination, sondern bereichert auch den Produktentwicklungsprozess durch die Integration verschiedener Perspektiven. So können Unternehmen ihre Effizienz in der Produktentwicklung steigern und sich schneller an die Dynamik des Marktes anpassen.
Ein DMS, wie das von PRO.FILE, bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Es liefert nur die Informationen, die für die jeweilige Aufgabe oder Rolle eines Mitarbeiters relevant sind. Diese Effizienz wird durch das Prinzip der differenzierten Ansichten erreicht. Jedes Dokument existiert nur einmal innerhalb des Produktdaten-Backbones, ist aber für die Mitarbeiter je nach Bedarf in verschiedenen Kontexten zugänglich. Durch diesen Ansatz entfällt die Redundanz von Dokumentenkopien, die andernfalls einen erheblichen Aktualisierungs- und Organisationsaufwand erfordern würde.
DMS dient als Basistechnologie für die Verwaltung der kompletten Produktdokumentation während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts, vom Entwurf bis zur Entsorgung oder zum Recycling. Es enthält die komplette “Lebenszyklusakte” eines Produkts. Während der Entwicklung eines Produkts werden alle relevanten Informationen in das System integriert, einschließlich mechanischer Konstruktionsdokumente wie CAD-Modelle und technische Stücklisten, elektrischer Konstruktionsdateien wie Schaltpläne und PCB-Layouts, Projektplanungsmaterialien wie Spezifikationen und Verträge sowie Qualitätssicherungsberichte.
Dieser konsolidierte Pool von Dokumenten unterstützt dann die Erstellung weiterer Inhalte, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Produktbroschüren und Texte für Marketingkampagnen. Daher ist die Integration eines DMS mit einem Autorensystem äußerst vorteilhaft, da es die sofortige Nutzung vorhandener Dokumente erleichtert und gewährleistet, dass neue Dokumente direkt im DMS gespeichert werden. Es liegt auf der Hand, dass DMS für Unternehmen in technischen Sektoren zu einem strategischen Muss geworden ist.
Mit einem DMS wird die Dokumentenverwaltung zentralisiert, was die Effizienz steigert und die Innovation im Unternehmen fördert. Optimierter Dokumentenzugriff und -verwaltung straffen nicht nur Prozesse und verbessern die Zusammenarbeit, sondern heben auch die Fähigkeiten technischer Unternehmen auf ein neues Niveau.
