Sofon Proposal Organizer biedt diverse mogelijkheden voor het goedkeuren van offertes en orders. Autorisatie kan worden gedefinieerd afhankelijk van de rol die een Sofon-gebruiker heeft gekregen. Voor offertes die voldoen aan vooraf vastgestelde regels is geen specifieke toestemming nodig. Toestemming kan echter vereist zijn wanneer het totale offertebedrag een bepaalde waarde overschrijdt, voor bepaalde kortingen of bepaalde aangeboden produkten. Ook complexere autorisatieprocedures kunnen worden ondersteund, zoals meerdere hiërarchisch gerelateerde goedkeuringen binnen een offerte.
Om een eenvoudig en snel goedkeuringsproces mogelijk te maken, kan Proposal Organizer automatisch e-mails sturen naar de goedkeurder met een verzoek om goedkeuring. Dit verzoek kan een rapport bevatten dat alleen de offerte-informatie toont die relevant is voor de goedkeuringsbeslissing. Daarnaast kunnen met behulp van filters overzichten worden gegeven van alle offertes in een bepaald stadium, of bijvoorbeeld alle offertes die wachten op goedkeuring, goedgekeurde offertes of afgekeurde offertes.
Als de goedkeuringsregels correct zijn ingevoerd in Sofon-modellen, zal Proposal Organizer alleen goedkeuring vereisen voor uitzonderingen. Immers, wanneer een verkoper een offerte heeft gemaakt die aan de regels voldoet, is goedkeuring niet vereist.
Om zowel eenvoudige als complexere goedkeuringsprocessen op meerdere niveaus te ondersteunen, ondersteunt Sofon Proposal Organizer drie goedkeuringsscenario's.
In kleinere organisaties wordt de goedkeuring van specifieke offertes meestal door één enkele goedkeurder gedaan. In dit scenario wordt, wanneer goedkeuring vereist is, automatisch een e-mail met een verzoek om goedkeuring naar de goedkeurder gestuurd. De goedkeurder opent de betreffende offerte, besluit de offerte goed of af te keuren en voegt optioneel een tekstuele toelichting toe die chronologisch wordt opgeslagen in een logbestand bij de offerte. De offertemaker ontvangt vervolgens een e-mailbericht en kan bij afkeuring een nieuwe versie van de offerte maken waarvoor hij opnieuw goedkeuring vraagt.
Een verfijnder goedkeuringsproces maakt een onderscheid tussen technische en commerciële goedkeuring. In dit geval wordt in eerste instantie een ontwerp-offerte aangeboden voor technische goedkeuring. Zodra de technische goedkeuring heeft plaatsgevonden, kan de commerciële goedkeuring worden aangevraagd bij degene die verantwoordelijk is voor de commerciële goedkeuring van de offerte. Ook deze procedure kan worden ondersteund met e-mailmeldingen en gefilterde lijsten van offertes (offertes die wachten op goedkeuring, goedgekeurde offertes, enz.)
Voor complexe goedkeuringsprocessen op meerdere niveaus is het goedkeuringsportaal de geschikte oplossing. Door middel van rollen wordt bepaald welke gebruiker welke goedkeuringsbevoegdheden krijgt. Door middel van zogenaamde uitzonderingen kunnen regels worden gedefinieerd voor elk voorval dat goedkeuring vereist. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld het overschrijden van een totaal offertebedrag of bepaalde kortingen. Offertes waarin geen uitzonderingen voorkomen behoeven geen goedkeuring.
Goedkeuring kan worden verleend voor afzonderlijke offerteposities en voor een offerte als geheel. Indien alle offerteposities technisch zijn goedgekeurd, kan de offerte “klaar voor goedkeuring” worden gezet. Als de totale offerte commercieel is goedgekeurd, kan de offerte op “goedgekeurd” worden gezet. Elke persoon die de offerte of een deel ervan moet goedkeuren, ontvangt een e-mail met een link naar het goedkeuringsportaal. Voor elke uitzondering die zich voordoet, kunnen twee personen worden ingelicht. Er kan worden bepaald of een van de twee of beide personen hun goedkeuring moeten geven. Via het goedkeuringsportaal krijgt de goedkeurder toegang tot een intern rapport met de voor goedkeuring relevante offertedetails.
Het goedkeuringsproces kan worden georganiseerd met uitzonderingen in verband met een hiërarchie van goedkeurders: een e-mail wordt eerst naar het laagste goedkeuringsniveau gestuurd. Zodra deze persoon of personen de respectieve uitzondering(en) hebben goedgekeurd, wordt een e-mail gestuurd naar het volgende niveau met een verzoek om goedkeuring van de uitzondering die hoger in de hiërarchie staat. Zodra alle uitzonderingen zijn goedgekeurd, kan de offerte op “goedgekeurd” worden gezet. Het goedkeuringsportaal ondersteunt mobiele verkopers die niet altijd toegang hebben tot de centrale database en werken met een offline Proposal Organizer op hun notebook. Bij goedkeuring ontvangen zij per e-mail een pincode waarmee zij lokaal op hun eigen notebook het goedkeuringsproces kunnen afronden en vervolgens de offerte kunnen uitbrengen. Zij hoeven daartoe hun lokale noteringsdatabase niet te synchroniseren met de centrale server.
Oplossingen
Producten
Revalize
Ondersteuning
Onze kantoren
50 N Laura St.
Suite 2500,
Jacksonville, FL 32202
Verenigde Staten
[email protected]
Harlow Enterprise Hub
Kao Hockham Building
Edinburgh Way
Harlow, Essex CM20 2NQ
Verenigd Koninkrijk
Revalize GmbH
Vierhausstr.
112
44807 Bochum
Duitsland
