Met Sofon kunt u uw offerte- en contracteringsproces slim inrichten. U hebt op elk moment een overzicht van de inhoud van de offerte, inclusief het verloop van de onderhandelingen en wat er in uw contracten staat over afspraken en verplichtingen. Met Sofon voldoet u aan uw Compliance eisen.
Met Sofon kunt u uw offerte- en contracteringsproces slim inrichten. U hebt op elk moment een overzicht van de inhoud van de offerte, inclusief het verloop van de onderhandelingen en wat er in uw contracten staat over afspraken en verplichtingen.
U kunt klanten heel snel 100% betrouwbare offertes geven voor elke vraag en nieuwe vraag en toch consistent zijn in elke versie van een offerte. U kunt bepalen hoe u kortingen toestaat en autorisatie- en goedkeuringsregels toepassen om uw offerteproces te versnellen. Uw verkopers zullen weten hoeveel vrijheid zij hebben om te onderhandelen en kunnen niets beloven wat zij niet kunnen waarmaken, zodat u geen onnodige kortingen zult geven. U kunt ook de offertes beheren, zodat ze stimuleren wat uw bedrijf op dat moment het meest nodig heeft.
Met al het inzicht dat Sofon vanaf de eerste offerte biedt, weet u wat u kunt verwachten op het gebied van inkoop en productie. U zult ook het best mogelijke antwoord kunnen geven. Hoe ingewikkeld de huidige contracten ook zijn, voor het beheer van de contracten en de wijzigingen ervan is niet veel mankracht nodig.
Met Sofon voldoet u aan uw (SOX) Compliance eisen. Sofon garandeert dat alle noodzakelijke goedkeuringen voor alle aspecten van een offerte of contract zijn afgegeven door de verantwoordelijke personen en dat deze goedkeuringen traceerbaar zijn. De informatie uit de contracten wordt automatisch toegepast om uw omzet te boeken (“revenue recognition”). Dit betekent veel minder werk voor u en voorkomt onjuiste meldingen over de omzet met alle mogelijke gevolgen van dien.
In een markt waarin de vraag steeds sneller evolueert, vindt uw bedrijf het een uitdaging om uw klanten snel substantiële aanbiedingen te doen. U maakt immers ingewikkelde producten met honderden verschillende aspecten. Je maakt bijna nooit een offerte van minder dan 10 pagina’s. Bij elke offerte zijn veel mensen betrokken: verkopers, materiaalspecialisten, ingenieurs en financiële specialisten. Wat is de beste oplossing en wat kost die? Berekenen, informatie delen, berekenen, informatie delen – deze dingen kunnen dagen, zo niet weken duren. Je kunt je geen fout veroorloven. Maar misschien heeft u gemerkt dat klanten en potentiële klanten niet meer zo geduldig zijn als vroeger. Ze zijn blijkbaar gewend om snel offertes te ontvangen. Je hebt al enkele prospects laten afhaken bij de onderhandelingen. In feite gingen ze naar je concurrent. Sommigen zeiden dat ze uw bedrijf niet meer zouden uitnodigen voor een offerte. Dus je kunt ze vergeten. Je hebt het besproken met anderen in het bedrijf. Maar dan zijn er altijd voorbeelden van de keren dat je snel een offerte maakte, of inderhaast een offerte aanpaste, maar er toch fouten in vond. Wat betekende dat je dan de productie moest aanpassen om dat op te vangen. Het is een dure zaak. Snelheid bij het citeren is meestal niet goed voor de nauwkeurigheid. Het kan veel geld opleveren, maar het kan ook veel geld kosten.
Sofon is absoluut perfect om snel en 100% nauwkeurig offertes samen te stellen, ongeacht de fase van de onderhandelingen waarin de verkopers zich bevinden en of het nu gaat om een budgetindicatie of een definitieve offerte. En met “snel” bedoelen we eerder minuten dan uren – en ze zullen zeker geen dagen of weken duren! Uw verkopers, partners en resellers kunnen namelijk het kennismodel gebruiken voor de producten die u met Sofon (Configuration Management) hebt gemaakt. Dat model biedt een coherente beschrijving van alle productmogelijkheden, inclusief wettelijke en andere voorschriften, alsmede uw eigen bepalingen, zoals service en financiële regelingen, kortingsmogelijkheden, enzovoort.
Wilt u een optie toevoegen of verwijderen? Moet je wel of niet een andere dienst aanbieden? Hoe zit het met een betalingsregeling in vijf termijnen? Of moet het drie zijn? En de klant heeft zich bedacht en wil de luxe editie. Geen van deze problemen is een probleem: met een paar klikken wordt uw offerte aangepast aan deze voorkeuren.
De offertes zijn altijd compleet omdat Sofon gebruik maakt van slimme vraag- en antwoordlijsten: uw verkopers kunnen geen enkel aspect vergeten. Bovendien leveren de lijsten een behoeftenanalyse op, wat betekent dat de offertes geen optelsom van de delen zijn, maar de oplossing of het antwoord op het probleem of de vraag van de klant definiëren. In elk stadium van de onderhandelingen weet de klant wat hij krijgt en voor welke prijs. Prijzen in nieuwe offertes zijn altijd consistent met eerdere versies van de offerte (Revisie- en versiebeheer).
Het vermogen om gebruik te maken van een snelle offerteprocedure die duidelijke beschrijvingen van uw antwoorden op de vragen van klanten oplevert, maakt u een aantrekkelijker inschrijver. Klanten en prospects zullen precies weten wat ze van u kunnen verwachten zonder het risico te lopen dat ze niet precies krijgen wat ze bedoelden. Als u offertes uitbrengt die gunstig afsteken tegen die van uw concurrenten, maakt u meer kans op bestellingen en zal uw bedrijf groeien.
Uw offertes zullen altijd accuraat zijn: u hoeft niet terug te gaan naar uw klant om dingen uit te leggen en u hoeft geen geld meer uit te geven aan het corrigeren van defecten in de productie.
De prijzen die u in uw offertes presenteert zijn altijd consistent, waardoor u een betrouwbare partner bent. U voorkomt dat u te lage prijzen vraagt en daardoor uw marge verliest, of dat u te hoge prijzen vraagt en daardoor prospects en klanten afschrikt of ruimte creëert voor nieuwe concurrentie.
Uw verkopers zullen efficiënter werken omdat de oplossingen en de prijzen in elke fase van de onderhandelingen duidelijk zijn. Zo wordt ook meteen duidelijk of een prospect of klant daadwerkelijk zaken wil doen en of de klant geïnteresseerd zal blijven. Dit voorkomt langdurige onderhandelingen die uiteindelijk mislukken.
U beschikt over een uiterst omvangrijke portefeuille van uitstekende offertes: honderden, duizenden zelfs, op continue basis. Sommige zijn al geruime tijd uitstekend en andere zijn herhaaldelijk gewijzigd, waardoor er talloze versies zijn ontstaan.
In wezen is uw offerteprocedure onduidelijk. Je kunt zien hoe lang de koersen al uitstaan, maar wat bieden de koersen eigenlijk? Het is bijna onmogelijk om volledig inzicht in hen te krijgen. Verkoop voert regelmatig analyses uit op sommige onderdelen, maar dieper dan dat gaat het niet. U weet waarschijnlijk dat het doornemen van offertes en het verzamelen van informatie meer tijd kost dan nodig is. Je hebt eigenlijk alleen willekeurige aanwijzingen omdat je geen constant overzicht hebt van de koersen. En dat is jammer, want dan zou je meer offertes kunnen versturen en verder vooruit kunnen kijken. Het beheer en de planning van de inkoop en de productie worden in feite pas in gang gezet wanneer de offertes orders worden. Dan vallen alle radertjes op hun plaats en beginnen de raderen te draaien. Maar het maakt de procedures ook hectisch, met perioden van overweldigende activiteit gevolgd door perioden van stilstand.
Sofon is ontworpen om informatie te genereren uit al uw uitstaande offertes, aan de hand van elk selectiecriterium. Met Sofon kunt u uw koersenportefeuille beheren en bewaken, analyses maken en uw inkoop en productie in een vroeg stadium sturen en voorbereiden. Offertes geproduceerd in Sofon zijn niet alleen bijna onbegrijpelijke documenten – ze zijn altijd transparant. U kunt zien wat u aanbiedt, gecategoriseerd naar klant, land, product, waarde en productonderdeel, vanuit elke hoek die u kiest om naar het product te kijken.
Door de transparantie van Sofon kunnen uw salesmanagers zien welke offertes een goede kans van slagen hebben en waar ze op een dood spoor zijn beland. U kunt ook periodieke schoonmaakacties uitvoeren om te voorkomen dat uw verkooptrechter verstopt raakt, zodat uw verkopers hun tijd niet verspillen aan offertes die zeker zullen mislukken.
U kunt ook proactief te werk gaan, door een productonderdeel te vervangen dat nog in openstaande offertes wordt aangeboden of als u moeite heeft om een bepaald onderdeel te verkrijgen. In dergelijke gevallen kan Sales de prospects en klanten selecteren met de offertes waarin dat onderdeel voorkomt en een alternatief voorstellen.
In feite kunt u, de directie, zich ook richten op koersen in bredere zin. Stel je voor dat je voldoende productiecapaciteit hebt. Je zou kunnen proberen je koersen te versnellen om er het beste van te maken. Uw verkopers kunnen dan contact opnemen met de betreffende klanten en snelle beslissingen stimuleren met kortingen, enzovoort.
Dankzij het gedetailleerde inzicht in uw offertes kunt u ongeveer voorspellen wat u de komende tijd aan inkoop en productie kunt verwachten.
U zult op tijd dingen met uw leverancier kunnen regelen. Voortdurend real-time inzicht in uw offertes helpt u uw productieprocessen te optimaliseren en uw bedrijf zorgvuldig te beheren.
Uw verkooppersoneel heeft de afgelopen jaren in een ongelooflijk tempo gewerkt. Zoveel verzoeken, zoveel citaten. In feite heeft al dit werk al heel wat deals opgeleverd, maar je kunt eigenlijk nog niet zeggen of ze extreem winstgevend zullen zijn. De marges zijn vaak vrij klein en je komt regelmatig orders tegen die verlies opleveren. Bovendien verschijnen ze vaak net op het moment dat je niet de veerkracht hebt om ermee om te gaan. Uit de kwartaalanalyses van het verkoopmanagement blijkt dat uw marges voor een aanzienlijk aantal deals veel groter hadden kunnen zijn, terwijl veel andere deals op het laatste moment naar uw concurrenten gingen. Het lijkt erop dat uw verkoopmedewerkers veel meer hadden kunnen opbrengen als ze wat flexibeler waren geweest. Het is jammer, want dan had uw productie niet zo vaak stilgelegen. Had je niet gewild dat die deals waren doorgegaan? U wilt uw bedrijf sturen in de richting van grotere marges en lucratievere deals omdat dat efficiënter is – niet meer volume, meer kwaliteit. Dit zou het management ook meer controle geven. Maar het kost veel tijd om de exacte onderliggende kosten van en met betrekking tot uw producten voor elke potentiële deal te begrijpen. Het betekent het uitvoeren van volledige studies, die bij hectiek knelpunten kunnen worden. Bijgevolg is het management geneigd om voorzichtig te zijn met het goedkeuren van kortingen, bang als ze zijn om onder de kostprijs te zakken. Dit maakt het een terugkerend probleem.
Met Sofon kunt u op elk gewenst moment de kostprijs van uw producten bekijken. De verkopers die met uw klanten onderhandelen zijn op de hoogte van de kosten van de materialen en de inkoopkosten van uw producten en de kosten van de arbeid die erin wordt gestoken, en ook andere kostenaspecten, zoals transport, verpakking en diensten worden duidelijk. Dat betekent dat de verkoper altijd weet hoeveel vrijheid hij heeft om te onderhandelen en de offertes te sturen in de richting van zo groot mogelijke marges en het voorkomen van onnodige orders die in verlies eindigen. Hetzelfde geldt uiteraard voor de managers die de prijzen goedkeuren. Met behulp van Sofon kan men dan doordachte beslissingen nemen en per deal beslissen hoe ver men gaat met de prijzen. Het management kan het allemaal controleren op het overkoepelende niveau. Het aanvaarden van kleinere marges kan in sommige perioden belangrijker zijn dan het streven om uit elke order het maximale te halen, bijvoorbeeld in moeilijke tijden. Of het kan belangrijker zijn om uw productie op gang te houden of uw concurrenten uit te dagen. Misschien wilt u nieuwe versies van uw product introduceren en de vorige versies zo snel mogelijk opgebruiken. Met het overzicht dat Sofon biedt, kunt u uw bedrijf proactief sturen en dit soort beleidsbeslissingen nemen op basis van zorgvuldige afwegingen.
U kunt kleinere marges vermijden wanneer u grotere marges kunt bereiken. U kunt voorkomen dat u door een gebrek aan transparantie te duur bent en daardoor grote aantallen orders aan uw concurrenten verliest. Op een hoger niveau kunt u ervoor zorgen dat uw offertes op dat moment prioriteit geven aan de belangen van uw bedrijf.
Er zijn al momenten geweest met klanten die deals die niet “uitgeserveerd” werden. Er zijn verschillende vrij grote langetermijndeals geweest met gedeeltelijke leveringen, en dat heeft heel veel geld gekost. Dit was een dure les om te leren, want je kon de kosten niet verhalen op je klanten – de contracten waren open voor interpretatie. Maar vergeet niet, één klant ging failliet, dus die kun je zeker afschrijven. Vanaf nu ga je elke deal herhaaldelijk controleren. Natuurlijk is dit zeer tijdrovend voor het management, maar als dat nodig is, dan moet dat maar. Uw verkopers zijn nu ook voorzichtiger. Ze stellen vragen, controleren de antwoorden, en vragen dan opnieuw. Daardoor lopen de uren op, maar beter dat dan nog een blunder, bijvoorbeeld met goederen die bij levering meer waard waren dan toen je ervoor betaald werd. Het is als barrelhead zonder het spreekwoordelijke geld. De klant haakte plotseling af en annuleerde de rest van de bestelling. De situatie eindigde in een juridisch getouwtrek en jij kreeg het ergste van het spel. In het contract kwam de waarde van de leveringen niet overeen met de betalingstermijnen: er waren op het laatste moment veel wijzigingen in die termijnen aangebracht zonder dat dit naar behoren was gecontroleerd. Het is niemands schuld behalve de uwe: de klant stond in zijn recht en had zich aan zijn kant van de overeenkomst gehouden. Daar gaat je zuurverdiende geld. Nooit meer. Je geeft het liever uit aan extra controles.
Sofon biedt u de perfecte ondersteuning bij onderhandelingsprocessen. De software maakt het heel gemakkelijk om toegang te krijgen tot alle gegevens die uw verkopers en het personeel belast met commerciële zaken nodig hebben bij onderhandelingen met klanten. Uw mensen kunnen altijd terugvallen op actuele en nauwkeurige informatie. Op elk gewenst moment kunnen zij zien wat zij aanbieden en hoeveel ruimte zij hebben om te manoeuvreren voor zaken als meer, of alternatieve, productopties, de snelheid van levering, uitgebreide gratis service, een iets grotere korting, enzovoort.
Uw mensen kunnen ook zien wat ze wel en niet kunnen doen en wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes en wijzigingen: voor het product zelf bijvoorbeeld, of voor de levertijden of betaalmethoden. Uw mensen gaan altijd goed voorbereid de onderhandelingen in en kunnen blijven streven naar de grootst mogelijke marges. Misschien nog belangrijker is dat u het risico kunt uitsluiten dat uw personeel een contract met bepalingen opstelt, zonder te weten of te voorzien wat de gevolgen zullen zijn.
Uw personeel heeft een overzicht van de hele zaak, zelfs als klanten op het laatste moment van gedachten veranderen. Stel dat een klant u vraagt om de leveringstermijnen in de offerte te wijzigen. Verkoop kan in Sofon direct berekenen wat een nieuwe versie van de offerte betekent voor productietermijnen en leveringsschema’s en kan hiervoor een bankgarantie van de klant eisen. Het betekent dat Sales alle risico’s gedekt heeft, zelfs als de situatie verandert. U komt niet voor onaangename verrassingen te staan.
Met overzicht en meer inzicht in het hele onderhandelingsproces en de gevolgen van keuzes kunt u als bedrijf voorkomen dat u beloftes doet die u niet kunt nakomen of dat u juridische onduidelijkheden krijgt die u veel geld kosten.
Uw verkoopmedewerkers zullen tijdens de onderhandelingen altijd goed geïnformeerd zijn over wat ze kunnen bieden en hoeveel vrijheid ze hebben om te onderhandelen. Op die manier kunnen zij altijd streven naar grote marges en de grootst mogelijke winst.
U hebt een grote verkoopafdeling, met zowel junior als senior verkopers die op basis van hun kennis en ervaring verschillende bevoegdheidsniveaus hebben gekregen. Verkoop produceert elk jaar een enorme hoeveelheid offertes. Het aantal bestellingen is vrij groot. Maar je hebt gemerkt dat je heel vaak niet de prijzen krijgt die je wilde voor je producten. Het verkooppersoneel geeft soms iets te gemakkelijk korting. Maar ook daar kan “hard knijpen” averechts werken. Het maakt hen te voorzichtig en dat kan ertoe leiden dat prospects hun zaken elders onderbrengen. Je hebt dat soort dingen al meegemaakt, en dat is het laatste wat je wilt. Bovendien heeft uw hoofd verkoop bezoek gehad van ontevreden klanten die beweren dat hun kortingen waren beloofd die uw bedrijf later niet nakwam. Een zorgwekkende situatie, want onder hen bevinden zich klanten met groeipotentieel. In werkelijkheid loopt uw kortingenbeheer niet zo soepel als het zou moeten. U heeft regels opgesteld voor het toestaan van kortingen, maar die zijn nogal summier. Hoe ze worden toegepast hangt sterk af van de scherpzinnigheid van de individuele verkoopmedewerker. Eigenlijk heb je niet de juiste prikkels. En hoe zit het met de bonus? Het is gewoon gekoppeld aan de omzet en dat werkt gewoon niet.
In Sofon kunt u alle regels voor kortingen vastleggen en koppelen aan goedkeuringsniveaus. Dit vergemakkelijkt een gecontroleerd kortingsbeheer en uw verkopers kunnen streven naar de grootst mogelijke marges. U kunt bijvoorbeeld kortingsregelingen instellen voor klantcategorieën, markten, volumes, opties, versies, enzovoort. Zij kunnen regels bevatten die verschillende kortingen toestaan, afhankelijk van de combinatie van producten of productonderdelen die worden verkocht. U kunt de schema’s zo subtiel en zo gedetailleerd maken als u wilt.
Het aanbieden van een korting is gekoppeld aan een goedkeuringsfunctie. Als een van uw verkopers een ontoelaatbare korting wil verlenen of een toegestane korting die hij of zij niet mag verlenen, komt de goedkeuringsstroom op gang. In dat geval zorgt Sofon er automatisch voor dat de persoon, of personen, die wel de juiste bevoegdheid hebben, een rapport ontvangen met het verzoek de korting goed of af te keuren.
Omdat de kortingsregels in de structuur zijn opgenomen, zullen de verkopers eerder geneigd zijn maximale kortingen te vermijden. Ze zullen “problemen” met de manager willen vermijden.
In Sofon maakt het bonusmechanisme deel uit van het kortingenbeheer. De verkopers kunnen in Sofon hun beloningen voor bestellingen zien in verhouding tot de kortingen die zij de klanten geven. Hoe hoger de korting die zij regelen, hoe lager hun beloning is. Dit dient als een stimulans voor het verkooppersoneel om het maximale uit de onderhandelingen te halen en geen grote kortingen te geven.
Gecontroleerd kortingsbeheer betekent dat u niet onder de prijzen komt die u voor uw producten wilt, waardoor uw inkomsten stijgen.
Als uw verkopers precies weten hoe ver ze kunnen gaan, zullen ze het aantal kortingen dat ze geven matigen, waardoor u een grotere marge overhoudt.
Omdat het bonusmechanisme deel uitmaakt van het kortingsbeheer, kunt u de beloningen direct koppelen aan de winst die u op de producten maakt.
In uw bedrijf lopen offerteprocedures vaak vertraging op wanneer ze de goedkeuringsfase bereiken. Het verkrijgen van goedkeuringen is zeer tijdrovend en dat is jammer, maar het is nog altijd beter dan uw verkoopmedewerkers volledige vrijheid te geven. U hebt hun vrijheid moeten beperken, omdat de productie maar al te vaak in de problemen kwam omdat men te gemakkelijk volumes en levertijden had beloofd. In sommige gevallen heb je je beloftes waargemaakt door alles uit de kast te halen. Maar soms was het gewoon onmogelijk, waardoor u met mopperende klanten bleef zitten. Het is zo vervelend. De grootste ophef was wanneer je een machine leverde die niet voldeed aan de verwachtingen van de klant: onvoldoende capaciteit voor het beoogde doel. Het ging allemaal mis omdat een van uw verkopers een technische specificatie aanpaste zonder de gevolgen te beseffen en niemand dat had opgemerkt. De problemen die dit veroorzaakte leken eindeloos. Sindsdien zijn uw regels voor toestemming en goedkeuring strenger geworden. Het duurt misschien langer om een offerte te versturen, maar dat heb je liever zo. Maar laten we niet vergeten dat je hebt gemerkt dat prospects afhaken, omdat ze sneller offertes kunnen krijgen van andere bedrijven….
In Sofon kunt u al uw regels voor autorisatie en goedkeuring vastleggen in zeer nauwe relatie tot hetgeen wordt aangeboden. De regels, die uw medewerkers op elk moment kunnen controleren, worden automatisch door het systeem toegepast. Autorisatie en goedkeuring kunnen worden gebruikt voor allerlei zaken, zoals:
kortingen toekennen voor één product of voor grote volumes
leveringen op lange termijn
hoe om te gaan met bestellingen van hogere en lagere waarde
levertijden beloven en aanpassen
technische opties aanpassen
U kunt regels instellen voor wat u maar wilt.
U kunt autorisatie en goedkeuring toewijzen aan specifieke personen, maar in de praktijk zal die autorisatie waarschijnlijk worden toegewezen aan de functies of rollen van uw personeel. U kunt alle gradaties die u wilt in het systeem opnemen: de Sales Manager moet een korting goedkeuren en de Production Manager moet wijzigingen in levertijden goedkeuren. U kunt niveaus van goedkeuring instellen die een reeks stappen volgen: eerst is – bijvoorbeeld – de goedkeuring van het Hoofd Verkoop vereist, en pas daarna geeft de Landenmanager zijn of haar toestemming. U kunt ook een of meer plaatsvervangers aanwijzen als iemand afwezig is, zodat het autorisatie- en goedkeuringsproces niet wordt onderbroken.
Het systeem stuurt waarschuwingen als iemand iets probeert te beloven zonder daartoe bevoegd te zijn. Als dat gebeurt, stuurt het systeem automatisch een rapport naar de persoon of personen wiens goedkeuring vereist is. Het verslag bevat de reden voor de signalering en de overeenkomst die moet worden goedgekeurd of afgewezen. Het biedt ook een termijn met herinneringen om ervoor te zorgen dat het proces niet aan snelheid verliest. Het rapport van goedkeuring of afwijzing wordt automatisch teruggestuurd naar de aanvrager, met vermelding van de redenen. Wanneer alle aspecten van een offerte zijn goedgekeurd, wordt de offerte vrijgegeven en kan deze naar de klant worden verzonden.
U voorkomt boze klanten of problemen in de productie als gevolg van beloften van het personeel die u niet kunt nakomen.
U voorkomt dat u producten levert die niet aan de verwachtingen van de klant voldoen, omdat het personeel beloften doet over of wijzigingen aanbrengt in technische specificaties zonder de expertise te hebben om die beloften te doen.
Uw offerteprocedure verloopt altijd snel en zonder haperingen, omdat de autorisatie- en goedkeuringsregels onmiddellijk van kracht worden waar dat van toepassing is.
Uw bedrijf behandelt honderden – zelfs duizenden – langetermijncontracten. Deze contracten zijn een waardevol bezit omdat zij een continue omzet garanderen. Niettemin is contractbeheer zeer arbeidsintensief. Dit kan met name veel mankracht vergen om ingewikkelde contracten op te stellen op basis van de uiteindelijke offerte. Dit moet zeer nauwkeurig gebeuren, want er mag niets gemist worden. Ze moeten grondig worden gecontroleerd. Al uw contracten worden in uw systeem geregistreerd als hoofddocumenten en bijlagen – allemaal Word-, PDF- en Excel-documenten. Uit tijdbestedingsonderzoeken in de verkoopafdeling blijkt dat het aantal uren dat wordt besteed aan het lezen van contracten bijna ongemerkt kan oplopen als iemand in het bedrijf of de klant vragen heeft. Sommige contracten zijn ook ingewikkeld en onervaren verkopers kunnen er moeite mee hebben en worden daarom vrijgesteld van het werken met deze contracten. De tijd die ermee gemoeid is, is jammer, maar u geeft toch de voorkeur aan langlopende contracten boven eenmalige opdrachten.
In Sofon wordt het contract gebaseerd op de details en afspraken uit de goedgekeurde definitieve offertes. Die informatie wordt uit de definitieve offerte gehaald en automatisch in het systeem vastgelegd als de contractgegevens. Een contract is dus nooit een document dat eerst moet worden gelezen voordat de inhoud ervan duidelijk wordt. U kunt alle elementen ervan onmiddellijk bekijken. Het is gemakkelijk om details te destilleren uit één, meerdere of al uw contracten en daarnaar te handelen of ze te analyseren.
Uw financiële medewerkers kunnen bijvoorbeeld de betalingstermijnen uit alle contracten selecteren om te bepalen welke klanten nog moeten betalen en automatisch alle betalingsmijlpalen opvolgen.
Op dezelfde manier kan uw supportafdeling alle onderhouds- en serviceovereenkomsten in de contracten bekijken. Als klanten bellen, hebben ze alle relevante gegevens binnen handbereik. Ze verliezen geen tijd met het nakijken van het contract – “Wat waren de afspraken ook alweer?” – de klanten laten wachten. Ze kunnen altijd snel en betrouwbaar reageren (Klantenondersteuning).
U kunt gemakkelijker aan uw contractverplichtingen voldoen omdat u een constant overzicht hebt.
U kunt afspraken in contracten altijd proactief en snel opvolgen, zodat u uw klanten een uitstekende service kunt bieden zonder dat u financieel nadeel ondervindt wanneer uw klanten zich niet aan hun deel van de afspraak houden.
U kunt op mankracht besparen omdat uw personeel geen tijd verspilt aan het nakijken van contracten.
Het beheer van contracten en wijzigingen daarin is uiterst tijdrovend en u hebt besloten er geen onervaren personeel aan te laten werken. Maar al te vaak ging het daar mis en kostten de daaruit voortvloeiende technische fouten in uw producten u veel geld. Contracten zijn altijd ingewikkeld en bevatten veel afspraken en bepalingen. Ze allemaal nauwkeurig wijzigen is slopend werk omdat elke wijziging een andere genereert. En dat is het probleem. Mensen veranderden dingen zonder zich goed bewust te zijn van de gevolgen. Weet je nog die keer dat de kredietverzekering niet werd aangepast? Je ligt er ’s nachts nog steeds wakker van… Nu heb je alles onder controle, maar contractbeheer kost nog steeds veel tijd en geld. Was er maar een manier om hiermee om te gaan….
Sofon maakt geautomatiseerd contract(life-cycle) management veel eenvoudiger. Contracten zijn geen obscure documenten, maar bevatten duidelijke en praktische informatie die u kunt analyseren volgens elk selectiecriterium dat u wilt: klantencategorieën zoals welke producten u aan welke markten verkoopt, enz. U bent uitstekend in staat uw contracten proactief te beheren en te controleren, ze te wijzigen en ze te gebruiken om uw inkoop en productie te sturen.
Omdat u een overzicht hebt van de vervaldata van uw contracten, kunt u het initiatief nemen om ze tijdig te verlengen. U hebt volledige controle over contractwijzigingen, wat uiterst waardevol is wanneer u grote hoeveelheden contracten en (ingewikkelde) contractcombinaties met talrijke wijzigingen verwerkt. Dit bespaart tijd bij het controleren van de contracten en voorkomt veel fouten. Want welke veranderingen zijn niet toegestaan en welke wel, en onder welke voorwaarden? Welke gevolgen zullen de wijzigingen hebben voor andere overeenkomsten? Wat zullen de financiële gevolgen zijn? Alles handmatig aanpakken is riskant. Sofon genereert de antwoorden op basis van de gegevens in de geregistreerde contracten, zodat wijzigingen altijd correct zijn. Hetzelfde geldt voor hoe u omgaat met onderhouds- en servicecontracten. Sofon zorgt ervoor dat u altijd de juiste gegevens bij de hand heeft, zodat u precies aan uw verplichtingen kunt voldoen.
Als u wijzigingen in uw producten of diensten wilt aanbrengen, selecteert u gewoon de klanten waarmee u een contract hebt voor die producten en diensten en bespreekt u met hen de alternatieven en de bijbehorende prijzen.
Omdat u altijd een overzicht hebt van uw contracten, weet u waar u staat met betrekking tot de inkoop van materialen en de planning van uw productiecapaciteit. U kunt anticiperen op dreigende problemen met voorraden en personeel.
Contractbeheer zal aanzienlijk minder arbeidsintensief en ook minder foutgevoelig zijn.
U kunt uw contracten met minder personeel beheren en wijzigen.
Omdat u de inhoud van de contracten kunt zien, kunt u de vervanging van producten en diensten efficiënter aanpakken.
Omdat u voortdurend een overzicht hebt van wat er van u verwacht wordt op basis van uw contracten, kunt u uw inkoop- en productiecapaciteit effectief plannen.
U levert aangepaste, complexe producten. Uw verkopers besteden veel tijd aan het onderhandelen met klanten. Voor veel klanten betekent de aankoop van uw producten een investering op lange termijn en de contracten worden pas gevormd wanneer zij de goedkeuring van hun geldschieters hebben. De offerteprocedure vergt enorm veel concentratie en tijd van Sales – 10 versies van een offerte is niet overdreven. Klanten hebben vaak aanvullende vragen en eisen die gevolgen kunnen hebben voor allerlei zaken. Het verkooppersoneel verzamelt voortdurend informatie. En zelfs terwijl de onderhandelingen nog gaande zijn, worden regelmatig updates ingevoerd voor productopties, versies, prijzen, voorschriften, enz. Uw verkopers moeten ook op de hoogte zijn van al die updates, en voortdurend controleren op nieuwe. Ondanks de hoeveelheid zorg die zij hieraan besteden, gaan er nog vaak dingen mis. Het is een zorgelijke situatie, want je moet terug naar je klanten om uit te leggen wat er is misgegaan. En verschillende keren hebt u de fouten pas ontdekt toen de producten al in productie waren, wat u niet alleen tonnen geld heeft gekost, maar ook uw klanten beginnen te klagen, meestal omdat u later levert dan afgesproken.
Sofon maakt het u heel gemakkelijk om elke versie van al uw offertes te beheren, ongeacht hoe lang de onderhandelingen duren. Eerst en vooral biedt Sofon een overzicht van elke versie van alle offertes die u op een bepaald moment naar een klant hebt gestuurd. Bovendien worden nieuwe versies van offertes automatisch herberekend als u wijzigingen aanbrengt in uw producten of bepalingen, of als de relevante regelgeving verandert (configuratiebeheer). Deze automatische aanpassingen worden toegepast op de prijzen, uitvoering, levertijd, leveringswijze, procedures, voorwaarden, betalingswijze en financieringsmogelijkheden, alsmede op de opties en technische specificaties van het product zelf.
Dit betekent dat u, terwijl u nog in onderhandeling bent met een klant, bijvoorbeeld een optie in uw product kunt vervangen door een andere tegen een hogere prijs, en dat de wijziging automatisch verschijnt in de volgende offerte die uw verkopers versturen. Hetzelfde geldt indien de klant op het laatste moment een andere wijze van levering regelt die van invloed zou kunnen zijn op de betalingstermijnen. Alles wat wordt gewijzigd, wordt automatisch verwerkt in de nieuwe versie van het citaat. Uw verkopers hoeven dit soort informatie niet te onthouden – ze hoeven niets te vergeten, want Sofon registreert alles automatisch in het systeem door middel van een slim proces.
U voorkomt ontevreden klanten en onnodige kosten voor het corrigeren van fouten in de productie als gevolg van onontdekte fouten in een versie van een offerte.
Uw verkopers zullen niet gedwongen worden om onnodig veel tijd te besteden aan het maken van offertes, omdat ze de offertes niet elke keer opnieuw hoeven te schrijven.
Elke versie van een offerte behoudt de basispunten die uw verkopers met de klant hebben afgesproken en bouwt daarop voort, terwijl eventuele wijzigingen die in de tussentijd zijn aangebracht, worden opgenomen.
Uw verkopers zullen niet langer iets kunnen aanbieden dat niet van toepassing is, omdat nieuwe versies van offertes automatisch worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze de meest recente technische opties, prijzen, levertijden, bepalingen, enzovoort bevatten.
Hetzelfde geldt ook voor de laatste stap voor het contract.
U kunt voorkomen dat u deals sluit die voor u verlies opleveren, omdat elke gewijzigde margevoorspelling voor uw bedrijf in het contract wordt verdisconteerd.
Als bedrijf dat werkt op bestelling van klanten en met een groeiend aantal klanten, werk je met een groot en gevarieerd aanbod van langetermijncontracten. Al deze contracten hebben hun eigen specifieke bepalingen, voorwaarden, betalingsovereenkomsten en betalingstermijnen. Op uw financiële administratie zijn sommige van uw medewerkers voortdurend bezig met het doorspitten van alle contracten om ervoor te zorgen dat alle omzet correct in de boeken wordt opgenomen en dat de (kwartaal)rapportages in orde zijn. Uw omzeterkenning is een bron van zorg die voortdurend uw aandacht opeist. Check, check en nog eens check.
U hebt al te maken gehad met verkeerd ingeschatte contractvoorwaarden en zelfs met een geval waarin fouten waren gemaakt bij de omrekening van valuta – fouten die pas in een zeer laat stadium werden ontdekt. U moest de cijfers naar beneden bijstellen, en dat gaf veel problemen. Gelukkig kregen de kranten het niet te pakken, maar de erkenning van inkomsten is nog steeds een groot probleem. En het kost ook veel personeel…
Met Sofon heeft u geen omkijken meer naar de omzetverantwoording. Zodra een offerte als contract is bevestigd, worden alle bepalingen, voorwaarden en betalings- en factureringsafspraken, aanbetalingen, voorschotten, betalingstermijnen, kortingen, enz. automatisch omgezet in de juiste omzetcijfers voor uw omzeterkenning. Financiën hoeft niet langer elk contract tot in het kleinste detail te onderzoeken en er moeizaam flarden informatie uit te halen, of extra registratiewerk te verrichten om uit te zoeken wanneer de rekeningen moeten worden verzonden.
Integendeel: één druk op de knop volstaat om een schema te genereren dat een overzicht geeft voor het betreffende contract, met vermelding van de bedragen die reeds als omzet kunnen worden geboekt. Het schema kan desgewenst ook in een ander systeem worden ingelezen. Dit maakt uw omzeterkenning oneindig veel gemakkelijker en het kost veel minder tijd. En, nog belangrijker, u weet dat uw omzeterkenning in evenwicht is bij elk contract dat u afsluit, zodat u geen discussie krijgt met uw accountant over de omzet die u aan hem of haar rapporteerde.
U kunt besparen op mankracht bij Financiën, omdat zij geen tijd verspillen aan het controleren van contracten op opbrengsterkenning.
U loopt geen risico op fouten wanneer u uw omzet in de boeken invoert en u kunt (kwartaal)rapporten en problemen (met uw aandeelhouders), slechte pers, boetes of andere straffen vermijden.
Sofon Proposal Organizer ondersteunt het centrale verkoopkantoor, verkoop- en serviceteams op afstand of in het veld en elk onafhankelijk verkoopkanaal bij de verkoop van klantspecifieke producten en diensten.
Foutloze offertes en bestellingen.
Een krachtige en snelle configuratorengine die gebruikt kan worden voor de meest complexe configuraties en berekeningen van elk product of service.
Oplossingen
Producten
Revalize
Ondersteuning
Onze kantoren
50 N Laura St.
Suite 2500,
Jacksonville, FL 32202
Verenigde Staten
[email protected]
Harlow Enterprise Hub
Kao Hockham Building
Edinburgh Way
Harlow, Essex CM20 2NQ
Verenigd Koninkrijk
Revalize GmbH
Vierhausstr.
112
44807 Bochum
Duitsland
