Sofon Proposal Organizer ondersteunt het centrale verkoopkantoor, verkoop- en serviceteams op afstand of in het veld en elk onafhankelijk verkoopkanaal bij de verkoop van klantspecifieke producten en diensten.
Sofon Proposal Organizer ondersteunt het centrale verkoopkantoor, verkoop- en serviceteams op afstand of in het veld en elk onafhankelijk verkoopkanaal bij de verkoop van klantspecifieke producten en diensten. In feite beheert en automatiseert het de inhoud van de verkoopcyclus, terwijl Sofon Sales Organizer (of een ander CRM-pakket) het contactbeheer, activiteitenbeheer, opportunity tracking en rapportageproces beheert.
Sofon Proposal Organizer zorgt voor behoefteanalyse, productconfiguratie, driedimensionale productvisualisatie (indien van toepassing), berekening van verkoopprijzen en marges, berekening van kosten, generatie van complete multi-level stuklijsten en routings en de productie van alle relevante documenten waaronder offertes, contracten en alle intern vereiste documenten.
Sofon Proposal Organizer werkt veilig, zowel online als offline. Bij offline gebruik vindt automatische replicatie plaats tussen notebook en centrale server. Nieuwe offertes, contracten en orders worden gesynchroniseerd en nieuwe prijslijsten en wijzigingen in productinformatie worden automatisch bijgewerkt.
Configuratie en berekening vindt plaats door eenvoudigweg vragen te beantwoorden. De vragenlijst gedraagt zich volledig dynamisch, wat betekent dat alleen relevante vragen worden gesteld en alleen geldige antwoorden mogelijk zijn. Op basis van de gegeven antwoorden wordt alle vereiste output onmiddellijk op de achtergrond samengesteld. Dit betekent dat alle benodigde informatie beschikbaar is zodra de laatste vraag is beantwoord.
Workflow zorgt ervoor dat alle relevante gebruikers een bijgewerkte takenlijst hebben. E-mailwaarschuwingen worden automatisch gegenereerd naar mensen in het accountteam (verkoop, marketing, productmanagement) wanneer actie - zoals beoordeling of goedkeuring - nodig is.
Geïntegreerd met Microsoft Word worden volledige en foutloze offertes en contracten gegenereerd, inclusief begeleidende brieven, inhoudsopgave, product- of dienstendocumentatie, illustraties, investeringsoverzichten, ROI-analyses, financieringsregelingen en algemene voorwaarden. Verkopers hebben niet langer te maken met kopieën van verouderde documenten en er gaat geen tijd meer verloren met het corrigeren van lay-outs of het uitvoeren van riskante "zoek en vervang"-acties. Documentontwerp kan vooraf vrij worden gemodelleerd, zodat documenten altijd voldoen aan bedrijfsontwerp en -beleid en consistent worden gebruikt door iedereen in het verkoopproces.
Een enkele offerte is niet beperkt tot slechts één product of één productconfiguratie. Het kan bestaan uit veel verschillende producten (voor grote opdrachten of projecten) en veel individuele productconfiguratieposities, zodat de klant of prospect gemakkelijk het effect van het toevoegen of verwijderen van volledige producten of productspecifieke kenmerken of add-ons kan vergelijken en analyseren. Deze productposities zijn altijd met elkaar verbonden, zodat de gehele offerte een compleet en enig document wordt.
Om verkopers en management te voorzien van de juiste onderhandelingsdetails, kan voor elke offerte (of configuratiepositie) een interne marge- en risicoanalyse worden gemaakt, die de informatie verschaft die nodig is om zaken te “winnen” met behoud van de hoogst mogelijke marges.
Documentgeneratie: van a tot z
Sofon Proposal Organizer ondersteunt niet alleen de productie van offertes en orders, maar beheert ook alle andere verkoopdocumenten zoals formele voorstellen, complete contracten, klantspecifieke handleidingen, overheidsdocumenten en andere noodzakelijke documenten.
Alle documenten worden opgeslagen in een database. Versienummers worden bijgehouden voor alle offertes of andere gemaakte documenten. Indien een aangepaste versie wordt geproduceerd, wordt deze onder een eigen nummer opgeslagen, zodat documenten die bij elkaar horen gemakkelijk achter elkaar kunnen worden geraadpleegd. Versiebeheer zorgt er ook voor dat er geen wijzigingen worden aangebracht in documenten die al intern zijn goedgekeurd en aan klanten of prospects zijn voorgelegd. Wijzigingen kunnen alleen worden aangebracht in documenten die nog niet zijn goedgekeurd en ingediend.
Op basis van bedrijfsregels en personeelsrollen wordt een offerte (of elk ander document) automatisch naar de juiste personen of afdelingen geleid voor input, beoordeling of goedkeuring, afhankelijk van bijvoorbeeld de productconfiguratie, het prijsniveau of de aangeboden korting. Deze workflow zorgt ervoor dat documenten door alle relevante medewerkers worden behandeld en dat het door het systeem gegenereerde document niet wordt ingediend zonder de juiste interne autorisaties.
In combinatie met deze workflow vindt replicatie van offertes (of om het even welk document) plaats tussen de buitendienst en het verkoopkantoor. Offertes die moeten worden ingevuld, beoordeeld of goedgekeurd door de verkoopbinnendienst worden automatisch naar de juiste kantoormedewerkers gestuurd. Zo worden offertes die zijn gegenereerd of goedgekeurd door de verkoopbinnendienst automatisch naar de juiste buitendienstmedewerker gestuurd.
Integratie voorkomt dubbel werk of menselijk falen. Sofon Proposal Organizer is toegankelijk vanuit CRM en maakt gebruik van alle relevante CRM-gegevens. Zodra een order binnen is, kan Sofon de order doorsturen naar het ERP-systeem. In het ERP-systeem kunnen de bestelling, de orderregels en de stuklijsten automatisch worden toegevoegd. Sofon kan ook worden gestart vanuit het ERP-systeem (bijvoorbeeld bij het invoeren van een order), waarbij gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ERP-gegevens die nodig zijn voor de configuratie van een order of orderregel.
Sofon kan ook dienen als stand-alone applicatie totdat een order is afgerond en klaar is om te worden verwerkt in het ERP-systeem. Op dat moment worden alle relevante ordergegevens automatisch ingevuld in het ERP-systeem.
Oplossingen
Producten
Bronnen
Revalize
Ondersteuning
Onze kantoren
50 N Laura St.
Suite 2500,
Jacksonville, FL 32202
Verenigde Staten
info@revalizesoftware.com
Harlow Enterprise Hub
Kao Hockham Building
Edinburgh Way
Harlow, Essex CM20 2NQ
Verenigd Koninkrijk
Vincenz-Prießnitz-Straße 3
76131 Karlsruhe
Duitsland
