Productbeheer

Uw situatie

Als ordergestuurd bedrijf begrijpt u de noodzaak om te kunnen inspelen op specifieke behoeften door middel van oplossingen op maat, met steeds kortere doorlooptijden. Die flexibiliteit vertalen naar uw productie is de belangrijkste uitdaging, en dat is precies waar de kern van het probleem ligt.

Elke nieuwe, aangepaste optie vertegenwoordigt een volledige configuratie die in alle productversies moet worden uitgewerkt. Dit is onuitvoerbaar en uiterst foutgevoelig. Eén regel verouderde informatie in een configuratie betekent een exponentiële stijging van de productiekosten. Dure reparaties, late levering, producten die zelfs onuitvoerbaar blijken te zijn of die na levering aan de klant niet blijken te kloppen. Retouren, schadeclaims, geannuleerde bestellingen, verloren klanten en slechte pers. Problemen kunnen extreme vormen aannemen. Het is een permanent risico, dagelijkse druk.

Misschien zoekt u een oplossing om het aantal varianten te verminderen, maar dat zou betekenen dat u kansen en inkomsten mist. Je kunt ze immers doen, alleen niet leveren. Ondertussen kijk je toe hoe kleinschalige concurrenten de business inpikken met aangepaste, innovatieve oplossingen. Dit voelt niet goed met het oog op de toekomst.

Of werkt u als engineer-to-order bedrijf geen configuraties vooraf uit? Pas je alles een keer aan met de ingenieurs die je overeind houden? Hoe past dit in de productiestroom en de tijdsinvestering? Kunt u blijven concurreren in termen van kosten? Blijft uw prijs/kwaliteit verhouding waar hij moet zijn? En kunt u gelijke tred houden met de steeds snellere evolutie van de behoeften op de markt? Of maak je je daar steeds meer zorgen over?

Oplossing: slim ontwerp van uw configuratiebeheer

In dat geval is slim configuratiebeheer de oplossing. Sofon kan u helpen met softwaremodules die aansluiten op uw CRM- en ERP-systemen. De essentie is dat u niet voor elke variant een volledige configuratie definieert, maar de bouwstenen ervan (het concept, de logica).

Elke bouwsteen is een stukje kennis van uw ingenieurs. Hierin beschrijf je:

• hoe de nieuwe optie te bouwen.
• het effect van de nieuwe optie op uw product/dienst (relatie).
• welke (wettelijke) voorschriften van toepassing zijn op de nieuwe optie

Stel dat u een auto aanbiedt met een optioneel aantal deuren: 3 of 5. De materiaallijst voor de auto met 3 deuren vermeldt opklapbare voorstoelen. In de 5-deurs versie zijn de voorstoelen vast. De juiste producten voor de voorstoelen zijn dus afhankelijk van de optie “aantal deuren”. U hoeft geen afzonderlijke materiaallijsten op te stellen voor auto’s met drie deuren of vijf deuren. Hetzelfde geldt voor andere onderdelen die variëren, afhankelijk van de gekozen opties, ook voor de linker- en rechterstoel afzonderlijk.

Op basis van deze vastgelegde kennis vertaalt de Sofon-software elke order automatisch naar de benodigde materialen en instructies voor de productie. Zo kunt u elk op maat gemaakt product snel, correct en betrouwbaar assembleren. Geen tijdrovende configuraties meer per variant, geen eindeloze controles.

Een enkel concept omvat immers eindeloze variaties. U hoeft slechts een aantal concepten te onderhouden en te testen. Als zij correct zijn, zal alles wat daarna komt dat ook zijn.

En het gaat niet om kennis die vreemd is aan het bedrijf. Via onze software legt u de kennis van uw ingenieurs vast die zij sowieso bezitten om uw producten/diensten te leveren. Ze weten ook wat de vitale controlepunten zijn. Wij helpen u gewoon om slim gebruik te maken van uw eigen expertise.

Uw voordelen

• Productie ontvangt schone orders: producten/diensten worden vooraf gecontroleerd. Zij zijn haalbaar, toegestaan en leverbaar en kunnen het productieproces niet verstoren.
• De productie is gestabiliseerd en rustig. Dit maakt automatische controle van productie, stroom en standaardisatie mogelijk.
• Het risico van reparaties, overschrijding van levertijden, retourzendingen, schadeclaims, geannuleerde bestellingen, boze klanten en een ongunstige reputatie voor uw bedrijf wordt geminimaliseerd. Dit levert weer aanzienlijke besparingen op en zorgt ervoor dat u niet onnodig opbrengsten misloopt.
• U bent in staat producten/diensten op maat te leveren, ondanks een gestandaardiseerd productieproces.
• Gecontroleerde ordergestuurde productie verhoogt de flexibiliteit van uw bedrijf.

Uw situatie

Klanten en prospects zijn voortdurend op zoek naar nieuwe mogelijkheden. De noodzaak om op specifieke eisen in te spelen met oplossingen op maat wordt steeds belangrijker. Natuurlijk wilt u zich aanpassen, de trend zetten, maar het ontwikkelen en onderhouden van configuraties van alle varianten is zeer tijdrovend. Elke nieuwe optie levert een variatie op die u moet herschrijven voor alle versies van uw producten/diensten. Eindeloze configuraties die u voortdurend correct en bijgewerkt moet houden. Onmogelijk!

In feite is dit een frustrerend dilemma. Enerzijds is er de druk van de markt en anderzijds het vertragende effect van het langdurige proces van variantenbeheer. Je kunt het zien, je wilt het, je kunt het doen, maar het intern regelen is een ander verhaal.

Uw bedrijf is dus gedwongen om de verscheidenheid in het assortiment te beperken. Je maakt niet waar wat ’technisch’ binnen je bereik ligt. Daardoor loopt u kansen en inkomsten mis. Ondertussen kijk je toe hoe kleinschalige concurrenten de business inpikken met aangepaste, innovatieve oplossingen. Hoe lang kun je dit volhouden?

Oplossing: ontwerp uw variantenbeheer op een slimme manier

Wat u in wezen zoekt is slim variantenbeheer. Sofon heeft hiervoor een uitstekende oplossing in de vorm van softwaremodules die aansluiten op uw CRM- en ERP-systemen. Het principe is dat u kennis op een lager niveau vastlegt, die correct en automatisch wordt opgenomen in al uw variaties.

U legt geen configuraties van varianten meer vast. In plaats daarvan legt u de concepten (bouwstenen) vast waaruit de varianten bestaan. Elk concept is een stukje kennis, een stukje logica, waarin u de nieuwe optie beschrijft in samenhang met het effect ervan op uw product/dienst en alle toepasselijke (wettelijke) voorschriften. Bovendien beschrijft u hoe de nieuwe optie moet worden geproduceerd.

Stel dat u een auto aanbiedt met een optioneel aantal deuren: 3 of 5. De materiaallijst voor de auto met 3 deuren staat opklapbare voorstoelen. In de 5-deurs versie zijn de voorstoelen vast. De juiste producten voor de voorstoelen zijn dus afhankelijk van de optie “aantal deuren”. U hoeft geen afzonderlijke materiaallijsten op te stellen voor auto’s met drie deuren of vijf deuren. Hetzelfde geldt ook voor andere onderdelen die variëren, afhankelijk van de gekozen opties, ook voor de linker- en rechterstoel afzonderlijk.

Zodra u een concept hebt gedefinieerd en gecontroleerd, weet u dat het betrouwbaar is, zodat u de inhoud van uw assortiment niet telkens opnieuw hoeft te controleren.

Het definiëren en controleren van een concept is aanzienlijk minder werk dan het onderhouden van complete configuraties van varianten. En de input van een concept betreft geen kennis die je ergens vandaan moet halen. Het is kennis die u in huis heeft en die u nodig heeft om uw producten/diensten te leveren. Wij helpen u gewoon om slim gebruik te maken van uw eigen expertise.

Wij helpen u de softwaremodules te gebruiken en deze relevante bedrijfskennis te verankeren. Dit is uw kennis, dus u bent en blijft de baas binnen uw variantenbeheer.

Uw voordelen

• Geen tijdrovende en foutgevoelige processen meer om uw varianten te onderhouden. De tijd die u bespaart, kunt u investeren in de markt.
• U kunt alle haalbare en toelaatbare varianten leveren die u wilt, met oneindig veel minder moeite.
• Je kunt het idee van specials laten varen. Door concepten te definiëren kan voor elke klant elke gewenste variant op maat worden gemaakt. De specials die u vroeger op beperkte schaal verkocht, kunt u nu breed in de markt aanbieden op basis van uw variantenlogica.
• En u kunt sneller inspelen op veranderende marktbehoeften, waardoor u aantrekkelijk bent als aanbieder.
• Uw inkomsten zullen toenemen.

Uw situatie

Uw portefeuille bevat miljoenen aangepaste productvarianten. Uw productmanagers bedenken voortdurend nieuwe en interessante opties. Je hebt veel mankracht nodig om je portefeuille te beheren. Een groot probleem bij dit alles is dat u uw producten niet snel op de markt kunt brengen. Voordat uw verkopers en dealers de waarde van innovaties inzien en deze in hun aanbod opnemen, bieden concurrenten al soortgelijke mogelijkheden. Bijgevolg verliest u uw concurrentievoordeel en moet u uw prijzen verlagen, waardoor de levenscyclus van uw producten onbedoeld wordt verkort. Af en toe kan Sales producten aanbieden die uitgefaseerd zijn, waardoor u een toezegging aan de klant moet intrekken. U voldoet dus niet aan de verwachtingen van de klant of moet uw productieproces verstoren om het product toch te kunnen leveren.

Oplossing

Met Sofon kunt u alle productfamilies in de Sofon-database vastleggen, evenals alle mogelijke opties voor elke familie. Voorts worden alle toegestane opties en relaties tussen mogelijke opties vastgelegd in modellen. In deze modellen leg je geen producten vast, maar concepten: hoe bouw je de nieuwe optie, welk effect heeft dat op het product(relatie) en welke (wettelijke) regels gelden daarvoor?

Als u alle productvarianten via Sofon configureert, beheert en aanbiedt, worden ze automatisch aan uw portfolio toegevoegd. Ze zijn dan onmiddellijk beschikbaar op de markt. Zodra u weet dat een nieuwe optie haalbaar en toegestaan is, kunt u deze vastleggen en opnemen in uw portefeuille, nog voordat deze is ontworpen. Door snelle productintroducties kunt u maximaal profiteren van de concurrentie en de levensduur van producten en daarmee het totale rendement ten opzichte van de investering in productontwikkeling aanzienlijk verlengen.

En als u opties verwijdert, worden ze niet meer aangeboden in productvarianten. Zo kunt u producten uitfaseren zonder het risico te lopen de productiestroom te verstoren of niet aan de verwachtingen van de klant te voldoen. In de configuratie differentieert u dit meteen naar regio’s, landen en verkoopkanalen, zodat uw portefeuille ‘geografisch’ altijd up-to-date is. U hebt volledige controle over uw portefeuillebeheer met een minimum aan mankracht.

Uw situatie

In een snel evoluerende markt neemt de behoefte aan nieuwe varianten snel toe. U merkt dat uw prijsmechanisme deze dynamiek niet langer kan bijhouden. De prijs van duizenden configuraties is nog haalbaar, maar zodra de variaties in de miljoenen lopen, wordt het onmogelijk.

De verleiding is groot om bij de vaststelling van de verkoopprijs een vaste marge bovenop de kostprijs toe te passen (“kostprijs plus”). Maar daarmee doe je jezelf ernstig tekort. Immers, een nieuwe optie kan weinig kosten in termen van productie, maar een enorme toegevoegde waarde voor de klant opleveren. En misschien is de klant wettelijk verplicht een bepaalde optie te kopen. In dat geval zijn zij bereid of verplicht ervoor te betalen. “Kostprijs plus” is in feite een te eenvoudig antwoord op een complexe realiteit. Het levert aanzienlijk minder marge op dan uw potentiële winst door slim kostenbeheer. Bijgevolg negeert u de kortste weg naar maximale winst. Niet profiteren van je eigen innovaties is slecht voor het bedrijfsleven.

U weet dat “leveringen op maat” een dynamisch en genuanceerd prijs- en margebeleid vereisen. Maar hoe zorg je ervoor dat alle prijsvariabelen tot hun recht komen? Hoe verrekent u het belang, de waarde die opties voor uw klanten vertegenwoordigen, in de prijzen? Al uw klanten hebben immers verschillende toepassingen. Zij moeten allemaal rekening houden met uiteenlopende (wettelijke) voorschriften. Zij worden gedefinieerd door verschillende producten in verschillende concurrentieposities. Een combinatie van opties kan voor de ene klant een waardevolle variant zijn, maar voor een andere weinig toegevoegde waarde hebben. Hoe zorgt u ervoor dat u niet te veel vraagt met het risico prospects en klanten te verliezen, of te weinig vraagt en betere marges en pure winst misloopt?

De oplossing: slimme prijsstelling en margebeheer

Wat u nodig hebt is een intelligent systeem dat rekening houdt met al deze prijsvariabelen. Sofon heeft hiervoor een uitstekende oplossing. Onze softwaremodules maken een zeer gedetailleerd prijs- en margebeheer mogelijk, dat perfect beantwoordt aan uw behoeften. U hoeft uw ICT-systeem niet te ‘reviseren’; onze softwaremodules zijn compatibel met uw CRM- en ERP-systemen.

De essentie van de Sofon-oplossing is dat u elke prijsvariabele vooraf vastlegt in de vorm van een concept (een stukje kennis). U hoeft dan alleen nog maar de concepten samen te voegen die op een bepaalde klant van toepassing zijn. Dit genereert een realistische, eerlijke prijs met een maximale marge, ongeacht de situatie, zodat uw verkopers volledig consistent kunnen blijven in al hun offerteversies.

U kunt bijvoorbeeld uw concurrentiepositie ten opzichte van een bepaalde dimensie van een product vastleggen. Het feit of een optie vereist is of niet. Als dit per land verschilt, kunt u deze verschillen ook compenseren. U kunt uw prijzen dus aanpassen, afhankelijk van aan wie u verkoopt, d.w.z. een dealer of een eindgebruiker. Alles waarmee u rekening wilt houden, kan worden opgenomen in onze softwaremodules.

Uw voordelen

Je bent niet onnodig duur of onnodig goedkoop. Dit voorkomt dat prospects en klanten zich afkeren vanwege hoge prijzen of dat u winst misloopt als de prijzen te laag zijn.

U kunt hogere marges vaststellen en zo de kortste weg naar meer winst nemen.

Omdat u prijsconcepten vooraf vastlegt, bent u altijd in staat om snel te reageren op nieuwe markteisen, in de vorm van correcte en passende prijzen.

Adequaat prijs- en margebeheer leidt tot een consistent aanbod, waardoor u als bedrijf betrouwbaar bent en uw verkopers in een sterkere onderhandelingspositie verkeren.

Uw situatie

Voor elke bestelling maken uw verkopers meerdere, uitgebreide offertes met bijbehorende instructies, handleidingen en andere documentatie. Zij gebruiken sjablonen met standaard tekstblokken en voegen handmatig toe wat per verzoek nodig is. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Tekstblokken kunnen verkeerd worden gekozen, handmatige wijzigingen in de ene versie kunnen verloren gaan in de andere of verouderde tekst blijft in sjablonen staan. Consistentie in aanbiedingen is een gigantische taak. Fouten leiden tot ontevreden klanten die niet krijgen wat ze hadden verwacht, wat weer leidt tot kosten om de situatie recht te zetten.

Oplossing

Sofon softwaremodules maken slim sjabloonbeheer mogelijk. Je legt geen tekstblokken per variant vast, maar concepten over hoe stukken tekst moeten worden gestructureerd en hoe ze worden gekoppeld aan bijbehorende tabellen, afbeeldingen, grafieken, enz.

Zodra u een wijziging aanbrengt, worden woorden en/of zinnen in de aanbiedingstekst automatisch ook gewijzigd. In voorkomend geval zijn andere illustraties en documenten onmiddellijk gekoppeld. Zo wordt het gehele aanbod bij elke wijziging automatisch opnieuw samengesteld. Uw aanbiedingen zijn consistent en volledig in al hun versies.

En omdat u concepten vooraf vastlegt en controleert, vergeten verkopers niets in hun offerteversies. En ze hoeven ook niets te controleren. Aanbiedingen worden automatisch omgezet in contractteksten. In een contract staat dus niet opeens iets anders dan in de meest recente offerte of orderbevestiging.

In een offerte kan bijvoorbeeld een leveringstermijn van 1 maand vanaf het plaatsen van de bestelling worden vastgesteld. Het contract genereert vervolgens automatisch een exacte datum. Als de bestelling bijvoorbeeld op 25 maart wordt geplaatst, wordt in het contract automatisch als uiterste leverdatum 25 april genoemd.

Uw voordelen

• Dit bespaart op zijn beurt veel tijd en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Uw aanbiedingsteksten/documentatie voldoen/voldoen aan de verwachtingen van de klant, wat zich vertaalt in klanttevredenheid en geen onnodige herstelkosten.
• Consistentie in aanbiedingsteksten maakt je betrouwbaar tegenover klanten.