Elektronische Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Software) sind seit den 1990er Jahren im kommerziellen Umfeld auf dem Vormarsch. Letztere zeichnen sich gegenüber der reinen Archivierung durch zusätzliche Funktionen für Check-in/Check-out und Versionierung aus, d.h. sie beinhalten die sichere Bearbeitung aktueller Dokumente. Neben dem DMS wird heute auch der Begriff Enterprise Content Management (ECM) verwendet. Trotz unterschiedlicher theoretischer Definitionen verwenden die Hersteller solcher Systeme in der Regel beide Begriffe synonym. ECM/DMS bezieht sich heute allgemein auf alle Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Die Entwicklung von technischen Produkten und Dienstleistungen findet unter zunehmendem Zeitdruck statt. Die Realität in vielen Fällen: Entwicklung, Produktion und Vertrieb arbeiten an demselben Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Informationsbasis. Die Dokumentenverwaltung ist direkt mit den Arbeitsabläufen und der Kontrolle der zugehörigen Dokumente verbunden. Aufgrund der oft projektorientierten Arbeitsweise gibt es besondere Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Dokumente aus verschiedenen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen zusammengeführt und vollständig und gültig gehalten werden.
In hochkomplexen Umgebungen in technischen Unternehmen stoßen herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme regelmäßig an ihre Grenzen. In solchen Unternehmen treffen technische Produktstrukturen auf eine Vielzahl von technischen Dokumenten wie Zeichnungen, Produktdokumentationen oder Spezifikationen. Diese Informationen stehen in einem engen strukturellen Zusammenhang, der durch die einfache Speicherung einzelner Dokumente nicht dargestellt werden kann. Die Informationen in solchen Dokumenten, wie z.B. Änderungsanfragen, haben eine Verbindung zu technischen Komponenten und damit zu anderen Informationen aus Dokumenten wie z.B. der Produktdokumentation, die in herkömmlichen DMS nicht verwaltet werden können.
Für den Anwendungsbereich, der Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen betrifft, hat sich unter dem Begriff „DMStec“ eine eigene Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. DMStec-Systeme ermöglichen die Abbildung technischer Strukturen und bilden zusammen mit PLM das Produktdaten-Rückgrat eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierter Prozesse bildet.
Ausreichend Notebooks und eine gute Internetverbindung – das sind die Grundlagen, auf denen Unternehmen ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen können. Um die im Büroalltag etablierten und praktizierten Abläufe auch im Home Office beizubehalten, müssen Unternehmen jedoch zunächst die notwendige Ausgangssituation schaffen. Die Realität sieht oft anders aus: Mitarbeiter kopieren wichtige Dokumente auf den USB-Stick, um sie zu Hause zu bearbeiten. Oder sie schicken sich die Dokumente gegenseitig per E-Mail zu – was im Grunde auf dasselbe hinausläuft. Doch dann wird das zentrale Prinzip eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) durchbrochen: die zentrale Speicherung von Dokumenten und die Verwendung von Versionierungs- und Check-in/Check-out-Mechanismen, um zu verhindern, dass Duplikate entstehen und Zwischenstände der Bearbeitung verloren gehen.
In technischen Unternehmen sind die Systeme der Kategorie DMStec auch in der Lage, technische Produktstrukturen abzubilden und in Beziehung zueinander zu setzen. Zusammen mit PLM bildet DMStec das Produktdaten-Rückgrat eines Unternehmens – eine einheitliche Informationsbasis, auf die alle Abteilungen, die am gleichen Produkt arbeiten (Entwicklung, Produktion, Vertrieb…), gemeinsam zugreifen und als Ausgangspunkt für die Abbildung digitalisierter Prozesse nutzen. Wenn viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist ein solches zentrales Daten-Backbone für die Aufrechterhaltung wichtiger betrieblicher Geschäftsprozesse unerlässlich. Lokal kopierte, ausgelagerte Dateien verstoßen grundlegend gegen dieses Prinzip.
Mit einem DMStec greifen alle – egal ob sie im Home Office oder am Produktionsterminal sitzen – auf denselben zentralen Dokumentenpool zu. Sie recherchieren sie, bearbeiten Dokumente, leiten sie weiter und archivieren sie. Wenn die Vertriebsmitarbeiterin in ihrem CRM-System im Home-Office etwas im DMStec ablegt, hat ihr Kollege in der Buchhaltung über seine ERP-Anwendung sofort Zugriff darauf – ebenso wie die Konstruktionsabteilung, die über ihr CAD-Programm tec /PLM-Zugänge auf Informationen im DMS zugreift. Diese muss daher tief in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden.
Viele PRO.FILE-Anwender haben bereits Erfahrungen mit der Anbindung verteilter Standorte an ihre zentrale Systeminstallation gesammelt, wovon sie enorm profitieren: Dank digitalisierter Prozesse, die auf einem zentralen Produktdaten-Setup-Backbone basieren, sind effiziente Geschäftsabläufe zu jeder Zeit und von jedem Ort aus gewährleistet.
Viele DMS/ECM-Systeme verwenden heute das Modell der Stichwortsuche. Der Benutzer muss sich nicht mit komplexen hierarchischen Verwaltungsstrukturen auseinandersetzen, sondern kann mit einer einfachen Suchmaske à la Google in nur einem Feld alle benötigten Informationen recherchieren. Voraussetzung dafür ist, dass die zu durchsuchenden Dokumente zuvor ausreichend verschlagwortet (indiziert) wurden. Das bedeutet, dass Sie einem Dokument Schlüsselwörter zuweisen, um seinen Inhalt für spätere Suchen zugänglich zu machen.
Dies ist jedoch nicht in allen Bereichen möglich, insbesondere in komplexen technischen Produktumgebungen. Wenn Sie sich den Maschinen- und Anlagenbau, den Energiesektor oder die Automobilzulieferindustrie ansehen, finden Sie dort Produkte, Geräte, Systeme und Projekte mit einer oft sehr komplexen Struktur. Die zugehörigen Dokumente müssen innerhalb dieser Struktur verknüpft werden. Die klassischen Ordnerstrukturen des Windows Explorers sind dafür nicht geeignet.
Ein DMStec (Dokumentenmanagementsystem) führt diese Dokumente zusammen, strukturiert sie und stellt sie über die technischen Strukturen wie eine Systemstruktur und die darin eingebauten Baugruppen und Teile dar. Je nach Struktur können Beziehungen zwischen produktbezogenen Informationen hergestellt werden. Mit diesem Beziehungswissen aus den betroffenen Dokumenten kann ein Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung informationsbasierte Workflows einrichten.
Das bedeutet: Die Verschlagwortung von Dokumenten mit Suchbegriffen allein reicht nicht aus, wenn Sie in einer technischen Umgebung arbeiten. Das bedeutet, dass der Suchende alle Dokumente finden kann, die den gesuchten Begriff enthalten, aber die technischen Strukturen von Projekten und Produkten sowie die darauf basierende Dokumentenverwaltung und -steuerung lassen sich auf diese Weise nicht darstellen. Wichtiger ist es, Dokumente in Abhängigkeit von der Produkt-/Projektstruktur im Unternehmen zu betrachten und dann verschiedene Ansichten einzelner Abteilungen oder Rollenmanager auf ein und dasselbe Dokument zu ermöglichen.
DMS-Lösungen der Kategorie DMStec ermöglichen es Ihnen, die Strukturen eines Produkts, eines Systems oder eines Projekts unabhängig von den Dokumenten aufzubauen und die Dokumente dann an diese Struktur anzuhängen. Dies geschieht über Referenzen. Wenn Änderungen an einem Dokument vorgenommen werden, werden sie nur in der Quelle vorgenommen und sind dann überall verfügbar.
Das Grundprinzip von DMStec ist die Basis für automatisch erstellte Maschinen- und Projektdateien. Da auch Dokumente aus dem Lebenszyklus von Maschinen, Systemen und Projekten an die Produktstrukturen angehängt werden können, wird aus der statischen Maschinenakte bei der Auslieferung eine dynamische Maschinen- und Lebenszyklusakte.
Durch den DMStec-Ansatz können Fertigungsunternehmen Produktinformationen entsprechend der Produktstruktur strukturieren und eine angemessene Dokumentenverwaltung und -kontrolle für typische Arbeitsabläufe durchführen. Strukturelle Informationen über eine Komponente entstehen traditionell während der Entwicklung und werden in der Produktion und im Vertrieb verwendet. CAD-, ERP-, PLM- und CRM-Systeme arbeiten jedoch nur selten mit einheitlich verwalteten und strukturierten Speichern. Klassische Ordnerstrukturen mit ihren großen Mengen an unstrukturierten Daten sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Produktdaten-Backbone bereitzustellen und eine Basis für Versionen, Releases und Zusammenarbeit zu schaffen.
Die Spezifikation einer Pumpe, die z.B. an fünf verschiedenen Stellen in einem System installiert ist, befindet sich daher an fünf verschiedenen Stellen in der Ordnerstruktur. Im Falle einer Änderung muss die Spezifikation an fünf Stellen angepasst werden. Die Tatsache, dass diese Spezifikationen identisch sind, kann durch Verschlagwortung festgestellt werden, aber ihre Verbindung kann nicht ganz eindeutig über den „Tag“ eines Dokuments hergestellt werden. Nur durch die Struktur des Anhangs, da er zunächst unabhängig von einem Dokument ist, kann man erkennen, dass es sich um dasselbe Dokument handelt. Die technischen Dokumente gehören also zur Baugruppe des Systems, so wie die Patientenakte zum Patienten gehört.
Die Produktstrukturen werden durch die technischen Merkmale des Systems oder des Aufstellungsortes gebildet. Sie können mehrere Male und unabhängig voneinander existieren. Sie stellen einen Kontext dar und die Dokumente werden in ihnen gespeichert. Links leiten Arbeitsschritte über Verbindungen hinweg und sorgen dafür, dass dieselben Informationen nur einmal verfügbar sind und verarbeitet werden.
In diesem Sinne wird eine Produktstruktur, ein System oder ein Infrastrukturobjekt in einer Form verwaltet, die vom Dokument getrennt ist. Produktstrukturen lenken den Fokus weg von der dateisystemorientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Ansichten einer gemeinsamen Datenbank. Jedes Dokument erscheint nur einmal im System, wird mit spezifischen Informationen gespeichert und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Es befindet sich nicht in einem festen Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine (dynamische) Ansicht des Dokuments.
Die Konstruktionsabteilungen erstellen ihre eigene Ansicht der nativen Zeichnungen, CAD-Modelle, Verkabelungspläne oder Platinenlayouts einer Komponente. Sie arbeiten intensiv mit CAD- und CAE-Tools. Die Dokumente, mit denen Sie jeden Tag arbeiten, unterscheiden sich jedoch erheblich von den Dokumenten, die in der Produktion und Montage benötigt werden. Der Schwerpunkt liegt zum Beispiel auf Zeichnungen als Explosionszeichnungen im PDF-Format, als vereinfachte Modelle in JT, Arbeitspläne oder Montage- und Produktionsberichte. Die Sicht der Design- und Entwicklungsabteilung unterscheidet sich also von der Sicht der Fertigungs- und Montageabteilung.
Die Projektmanager, die für ein Kundensystem und dessen rechtzeitige Auslieferung verantwortlich sind, benötigen sicherlich auch einige der Dokumente aus den Entwicklungsabteilungen – aber nicht jedes technische Detail. Außerdem erstellen Sie selbst Dokumente wie Sitzungsprotokolle, Ressourcenpläne und Berechnungen und speichern Kundenkorrespondenz in einem revisionssicheren Archiv. Die Projektmanager brauchen eine Helikopterperspektive und gestalten so ihre Sicht auf die Entwicklungsdokumente.
Der Vertrieb benötigt alle Verträge und Korrespondenz, die sich auf ein System beziehen, sowie Reklamationen. Auch technische Unterlagen, wie Fotos einer Maschine oder 3D-Modelle, werden benötigt, die anderen Kunden als Referenz dienen können. Darüber hinaus muss der Vertrieb häufig auf Dokumente zur Auftragsabwicklung zugreifen. Damit definieren Sie auch Ihre eigene Ansicht.
Auch die Handelsabteilung verfügt über spezielle Dokumente. Hier laufen z.B. in der Einzelfertigung nicht nur die Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für eine verkaufte Anlage zusammen, sondern auch alle Dokumente für Projektierungsleistungen sowie die Kaufteile, die in eine Anlage oder Maschine eingebaut werden. Alle diese Dokumente beziehen sich auf einzelne Komponenten innerhalb der Produktstruktur. Ein Käufer muss nicht alle Details einer Maschine kennen, aber er muss schnell verstehen, welches Ersatzteil bestellt werden muss. Im Falle einer Störung muss das Ersatzteil in bestmöglicher Qualität, zu einem erschwinglichen Preis und unter Einhaltung kürzester Lieferzeiten verfügbar sein. Der Zugang zu technischen Dokumenten muss daher gewährleistet sein. Darüber hinaus benötigen die kaufmännischen Abteilungen ein revisionssicheres Archiv.
Die Lebensdauer eines Systems beginnt, wenn es beim Kunden installiert und in Betrieb genommen wird. Optimaler Betrieb und Kundenzufriedenheit werden nur erreicht, wenn das System proaktiv gewartet und im Falle von Störungen schnell repariert wird. Die Techniker vor Ort benötigen das digitale Bild der Maschine – den sogenannten digitalen Informationszwilling. Wenn eine Pumpe im Rahmen der Wartung repariert oder ausgetauscht wird, muss der Techniker eigentlich genau wissen, um welche Pumpe es sich handelt. Wie hoch war der Preis? Wer war die Kontaktperson beim Anbieter? Gibt es noch eine Garantie? Wo ist die Installationsanleitung? Gibt es dafür Videoanleitungen? Einige der erforderlichen Informationen sind in der Rechnung enthalten, die sich im ERP- oder SCM-System befindet. Andere sind ganz anders. Mit der DMStec Software können sie auch dem Wartungstechniker per Mausklick zur Verfügung gestellt werden – einheitlich, vollständig und ohne Redundanz.
Moderne DMStec-Systeme ermöglichen verschiedene Ansichten, die die Interessen und Anforderungen der Abteilungen widerspiegeln. Ohne das Product Data Backbone wäre dies jedoch technisch nicht möglich. Beides gehört also unbedingt zusammen. Nur mit dem Product Data Backbone als Grundlage können die verschiedenen Verbindungen zwischen Produktstrukturen, produktbezogenen Dokumenten und Informationen hergestellt werden. Warum diese Gesamtsicht im Zusammenhang mit den einzelnen Sichten so wichtig ist, soll noch einmal anhand eines Beispiels erläutert werden: Die Bearbeitung von Serviceanfragen für Kunden ist normalerweise nicht Teil der Produktentwicklung. Wenn jedoch bei Serviceeinsätzen ein systematischer Produktfehler entdeckt wird, muss diese Information an die Entwicklungs-, Konstruktions- und Produktionsabteilung zurückgemeldet werden. Das Produktdaten-Backbone informiert über seine Verbindungen zu den Service-Operations-Systemen, dass Änderungen an einem Teil oder einer Komponente vorgenommen werden müssen.
Für jedes technische Produkt ist eine vollständige Dokumentation und damit ein Dokumentenmanagement erforderlich. Laut Gesetz müssen die Hersteller in der Lage sein, detailliert nachzuweisen, wie ein System aufgebaut ist und wie die Komponenten strukturell miteinander verbunden sind. Diese Dokumentation kann nicht nachträglich erstellt werden, sondern muss parallel zum Entwicklungs- und Herstellungsprozess erstellt werden.
In der Praxis von technischen Unternehmen zum Beispiel entstehen die ersten Projektstrukturen aus Angeboten, Aufträgen und Auftragsbestätigungen im ERP. Diese beziehen sich oft auf ein standardisiertes System, das dann projektspezifisch an die Anforderungen des Kunden angepasst werden muss. Im Idealfall wird diese Struktur in die DMStec Lösung übertragen und dort eine leere Datei angelegt, die Maschinen- oder Lebenszyklusdatei des Systems. Im Laufe der Produktentwicklung wird es mit Dokumenten aus der mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der elektrischen Konstruktion (Schaltpläne, Platinenlayouts, externe Datenblätter), der Projektplanung (Spezifikationen, Verträge, Kundenzeichnungen, Produktionsdatenblätter, E-Mail-Verkehr), dem Qualitätsmanagement (Abnahmeprotokolle) kombiniert. Die Dokumentation für das Produktmanagement, z.B. für Produktion, Wartung, Reparatur und Service, und den Kunden ist dann automatisch verfügbar. So entsteht ein Informationszwilling der Maschine oder Anlage, dessen Leben über den gesamten Zyklus, über alle Gewerke, Abteilungen und Standorte hinweg verfolgt werden kann. Die Grundlage für die Dokumentation und das Dokumentenmanagement ist gelegt.
Die Qualität einer gut funktionierenden DMStec-Lösung hängt auch von ihrer Fähigkeit ab, in wichtige Autorensysteme integriert zu werden. Wenn beispielsweise E-Mails vom DMStec System als „Korrespondenz“ erkannt werden, liest das System automatisch wichtige Metadaten aus (Betreff, Empfänger, Absender,…). Duplikate werden sofort erkannt – selbst wenn eine E-Mail an zehn Empfänger gesendet wird, wird sie nur einmal im System gespeichert.
Durch bidirektionale Integrationen in Autorensysteme können Projekt- und Artikelinformationen auch automatisch in die jeweiligen Dokumente übernommen werden. Eine Änderungsanfrage ist dann nicht nur mit dem zu ändernden Artikel verknüpft und für alle sichtbar, sondern auch die zugehörige Artikelnummer, Projektnummer, Autor usw. werden automatisch ausgelesen, unabhängig von dem System, in dem die Informationen gepflegt werden. Die Darstellung des Kontexts dieser Informationen über Systemgrenzen hinweg sorgt für echte Kontinuität im Produktentwicklungsprozess. Automatisierung reduziert den Aufwand und die Fehlerquote.
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