PROOM FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu PROOM.

An welchem Thema von PROOM sind Sie interessiert?

PROOM SaaSPROOM empfiehlt Ihnen eine SDSL-Verbindung. Andernfalls kann es zu Leistungseinschränkungen kommen, da die Up- und Download-Leistung stark von der DSL-Geschwindigkeit des Benutzers abhängt. PROOM On-PremiseDie folgenden Mindestsystemanforderungen müssen erfüllt sein (weitere Systeme auf Anfrage):Betriebssystem: Windows Server 2012 R2 EnglischDatenbankmanagementsystem: SQL Server 2012 R2 x64 Englisch. Eine gültige SQL-Lizenz für die entsprechende SQL Server-Edition muss vorhanden sein.Internet Information Server (IIS); ist bereits in (1) enthalten und muss installiert werdenMindestanforderungen: 2,2 GHz / 4 GB RAM / 4 Kerne / 500 GB Festplattenspeicher.Microsoft Silverlight

Nach Ablauf des Testzeitraums wird Ihr Login zusammen mit all Ihren Dateien gesperrt und nach weiteren 30 Tagen automatisch gelöscht. Wenn Sie PROOM nach der Testphase weiter nutzen möchten, können Sie PROOM nutzen, um ein Angebot anzufordern.

PROOM unterstützt fast alle Dateiformate, wie z.B. Microsoft Office-Dateien, Bilder, Filme sowie komplexe Design- und Konstruktionspläne. Sie können Dateien beliebiger Größe hoch- oder herunterladen – es gibt keine Begrenzung.

Abgesehen von den technischen Grenzen ist die Datenübertragungsrate nicht begrenzt.

PROOM unterstützt die folgenden Sprachen: Deutsch, Englisch, Italienisch und Russisch

PROOM Basic wird in Windows Azure, der Cloud Computing-Plattform von Microsoft, zur Verfügung gestellt, die in den Rechenzentren von Microsoft in Europa gehostet wird. Die Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001:2005, SAS 70 Typ II, FISMA und PCI zertifiziert.

Der Projektraumleiter wird Ihnen per E-Mail eine Einladung zur Teilnahme an diesem Projekt schicken. Ohne diese Einladung können Sie PROOM nicht verwenden. Nachdem Sie auf den Link in der E-Mail geklickt haben, werden Sie automatisch zu einem Eingabeformular weitergeleitet. Hier müssen Sie Ihren Namen (kein Alias) eingeben und ein Passwort wählen. Jetzt können Sie beginnen. Je nach den Berechtigungen, die Ihnen der Projektraummanager erteilt hat, können Sie Daten lesen, erstellen, ändern oder sogar löschen.

Nach der Erstanmeldung können Sie über die Webseite „Login“ oder die Adresse https://app.proom.de auf PROOM zugreifen. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Anmeldenamen und Ihrem Passwort an. PROOM Anmeldung

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf dem Anmeldebildschirm auf „Passwort vergessen?“. Es wird ein Eingabefeld angezeigt. Geben Sie Ihren Anmeldenamen oder Ihre E-Mail-Adresse ein. Ein Einmalpasswort wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

Wählen Sie „Speichern“, um die Datei herunterzuladen. Wenn Sie diese Nachricht nicht mehr erhalten möchten, können Sie den Phishing- und Malware-Schutz wie folgt deaktivieren (#Link#nicht empfohlen):Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol in der Browser-Symbolleiste.Wählen Sie „Einstellungen“.Klicken Sie auf „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ und gehen Sie zum Abschnitt „Datenschutz“.Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Phishing- und Malware-Schutz aktivieren“.

1. Silverlight installierenSie können die neueste Version unter https://www.microsoft.com/silverlight herunterladen. Vor der Installation der neuesten Version wird empfohlen, eine frühere Version über die üblichen Betriebssystemfunktionen zu deinstallieren.2. BrowserwechselWenn die neueste Version von Silverlight installiert ist und Sie sich nicht bei PROOM anmelden können, versuchen Sie es bitte mit einem anderen Browser:Silverlight Systemanforderungen – Kompatible Betriebssysteme und BrowserAlternativ können Sie Ihren Browser aktualisieren, Silverlight deinstallieren und Silverlight erneut installieren. Außerdem sollten Sie die Sicherheits- und Plugin-Einstellungen Ihres Browsers auf „Standard“ setzen. Eine Web-Recherche nach ‚<browser name> Silverlight plugin problem‘ kann nützliche Hinweise liefern.

PROOM ist auch für Macintosh verfügbar.PROOM basiert auf Silverlight.Installieren Sie Silverlight. In Ihrem Download-Ordner befindet sich nun eine dmg-Datei (=DiskImage). Doppelklicken Sie auf diese Datei, um zur eigentlichen Paketdatei ‚Silverlight.pkg‘ zu gelangen. Doppelklicken Sie auf die Paketdatei, um die Installation von Silverlight zu starten. Führen Sie die einzelnen Installationsschritte durch.

Im Safari-Browser laufen die Browser-Erweiterungen in einer gesicherten Umgebung „Sandbox“ mit eingeschränkten Rechten: „OS X enthält eine Reihe von Funktionen zum Schutz Ihres Macs und der darauf gespeicherten Daten. Gatekeeper macht das Herunterladen und Installieren von Anwendungen sicher. FileVault schützt Ihre Daten mit einer leistungsstarken Verschlüsselung. Sandboxing schützt Ihr System, indem es Anwendungen voneinander sowie von Ihrem System und Ihren Daten isoliert. „*Informationen zur Lösung des Problems finden Sie hier.*Webseite Apple, http://www.apple.com/osx/what-is/security/, 15.05.2014

Das PROOM Web Portal basiert auf der Silverlight-Technologie von Microsoft. Ab September 2015 wird diese Technologie in der neuesten Version von Google Chrome nicht mehr unterstützt. Sie können weiterhin über den Internet Explorer und ältere Versionen von Chrome auf das Portal zugreifen. Alternativ können Sie auch die PROOM Desktop App https://support.procad.de/proomdesktop/ verwenden, um bequem direkt von Ihrem Desktop aus auf PROOM zuzugreifen, ohne den Browser benutzen zu müssen. Die kommende Version von PROOM wird auch den neuen Google Chrome Browser unterstützen. Microsoft Silverlight – kompatible Betriebssysteme und Browser:http://www.microsoft.com/getsilverlight/get-started/install/default.aspx?reason=unsupportedbrowser

Arbeiten mit PROOM

Als Projektraummanager können Sie über die PROOM-Oberfläche andere Personen in den Projektraum einladen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Benutzer einladen“.Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein, das Sie einladen möchten.Vergeben Sie Benutzerrechte.Optional können Sie der automatischen E-Mail eine Nachricht hinzufügen.Klicken Sie auf „Benutzer einladen“.In der Seitenleiste „Benutzer“ kann der Projektraummanager die Rechte der einzelnen Mitglieder jederzeit anpassen.

Der Projektraummanager kann einen Benutzer aus einem Projektraum entfernen oder seinen Zugang sperren. In beiden Fällen kann der Benutzer nicht mehr auf den Projektraum zugreifen. Benutzer löschenWenn ein Benutzer, der aus dem Projektraum gelöscht wurde, zu einem späteren Zeitpunkt wieder Zugang zum Projektraum erhalten soll, muss er erneut angelegt werden.Benutzer sperrenWenn ein Benutzer gesperrt wurde, kann er nicht mehr auf den Projektraum zugreifen, ist aber noch in der Benutzerliste aufgeführt. Wählen Sie den Projektraum in der Projektraumübersicht, wählen Sie den Benutzer in der Seitenleiste und klicken Sie auf das Symbol „Sperren“.

Sie haben zwei Möglichkeiten, Projekträume zu erstellen und zu löschen: 1. Sie haben die notwendigen Rechte, um selbst Projekträume zu erstellen und zu löschen.- Projekträume erstellen- Wechseln Sie zur Projektraumansicht.- Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Neuen Projektraum erstellen“.- Bei mehreren Organisationseinheiten wählen Sie in der linken Seitenleiste die Organisationseinheit aus, der Sie den Projektraum zuordnen möchten.- Wählen Sie „Projektraum erstellen“.- Projekträume löschen- Wechseln Sie in die Projektraumansicht.- Wählen Sie den Projektraum, den Sie löschen möchten.- Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Löschen“.- Der Projektraum und die darin gespeicherten Dateien werden vollständig und dauerhaft gelöscht.Hinweis: Sie können nur Projekträume löschen, die Sie erstellt haben.2Wenden Sie sich an den Leiter Ihrer Organisationseinheit, um Zugang zu weiteren Projekträumen zu erhalten oder um einzelne Projekträume zu löschen.

Alle Benutzer eines Projektraums (mit Ausnahme des Managers) erhalten einen „Nur-Lesen“-Zugang und können die Dateien nur ansehen und herunterladen.

Wenn Sie der Projektraummanager sind, können Sie über die Funktion „Neuer Ordner“ Ordner erstellen. Mit den Berechtigungen „Verwalten“, „Löschen“, „Ändern“ und „Erstellen“ können Sie über die Schaltfläche „Neuer Ordner“ neue Ordner erstellen. Wenn Sie einen neuen Ordner erstellt haben, können Sie wählen, ob der Ordner die Berechtigung des übergeordneten Ordners oder des Projektraums erbt. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option deaktivieren, ist der Ordner nur für Sie und den Projektraummanager sichtbar. Wenn Sie diese Option zu einem späteren Zeitpunkt über die Seitenleiste „Informationen“ aktivieren, werden alle Berechtigungen für diesen Ordner entfernt.Sie können über die Seitenleiste „Informationen“ und durch Klicken auf den „Stift“ Informationen für jeden Ordner und jede Datei angeben.

Die Berechtigung „Lesen“ bedeutet, dass das Projektraummitglied berechtigt ist, Dateien herunterzuladen. Wenn das Mitglied eine Datei bearbeitet, kann es die aktualisierte Version nicht in den Projektraum hochladen. Die Berechtigung „ansehen“ bedeutet, dass das Projektraummitglied nur Dateien im PDF-Format ansehen kann. Er oder sie kann Dateien lokal speichern, ist aber nicht berechtigt, sie zu bearbeiten oder zu drucken.

In der Seitenleiste „Benutzer“ sind alle Mitglieder des Projektraums aufgeführt. Wenn Sie ein Mitglied auswählen, können Sie die entsprechenden Kontaktdaten einsehen. Hier finden Sie auch den „Briefumschlag“, über den Sie eine Nachricht an ein Projektraummitglied senden können.

Die Funktion „Benutzer ausblenden“ bedeutet, dass die Liste der Benutzer und das Aktivitätsprotokoll nicht angezeigt werden. Die Berechtigungen auf Projektraum- und Ordnerebene werden nicht vererbt. Folglich können sich die Benutzer nicht gegenseitig sehen. Beispiel: Sie möchten über Ihren Projektraum eine Ausschreibung machen und Angebote von mehreren Unternehmen einholen. Die Unternehmen sollen die anderen Unternehmen, die an diesem Prozess beteiligt sind, nicht sehen.Vorgehensweise:Sie erstellen einen Projektraum, in dem die Berechtigungen nicht vererbt werden. Dazu müssen Sie in der Seitenleiste unter „Informationen“ das Kästchen „Vererbung von Berechtigungen“ deaktivieren.Die Liste der Benutzer und das Aktivitätsprotokoll sind in der Seitenleiste standardmäßig für alle Projektraummitglieder sichtbar. Da Sie nicht möchten, dass die beteiligten Unternehmen (oder deren Vertreter) diese Informationen sehen, müssen diese Informationen explizit ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Benutzer ausblenden“.Hinweis: Die Liste der Benutzer und das Aktivitätsprotokoll sind auch nach Aktivierung des Kontrollkästchens für den Manager eines Projektraums sichtbar.3. Erstellen Sie im nächsten Schritt einen Ordner für Ihre Ausschreibungsunterlagen und einen separaten Ordner für jedes an der Ausschreibung beteiligte Unternehmen.Achtung: Aktivieren Sie bei der Erstellung eines neuen Ordners nicht das Kontrollkästchen „Berechtigungen erben“.4. Laden Sie die Unternehmen (oder deren Vertreter) in Ihren Projektraum ein. Legen Sie – für jeden Ordner einzeln – fest, welche der eingeladenen Benutzer den Ordner sehen dürfen und was der Benutzer mit den darin enthaltenen Informationen tun darf.

Sie wählen die Datei, die Sie veröffentlichen möchten, wählen in der Seitenleiste „Informationen“ und klicken auf den „Stift“. Nachdem Sie ein Häkchen neben „Teilen“ gesetzt haben, wird automatisch eine URL erstellt. Bevor Sie die URL per E-Mail versenden, müssen Sie die „Freigabe“ speichern. Sie können dann die URL kopieren und sie an jemanden (nicht unbedingt einen PROOM-Benutzer) per E-Mail senden. Der Empfänger kann die Datei dann ansehen und herunterladen. Der Empfänger erhält nicht automatisch Zugriff auf den Projektraum oder andere darin befindliche Dateien.

Die Dateien werden nicht überschrieben, sondern versioniert. Die aktuelle Dateiversion können Sie direkt im Projektraum einsehen, indem Sie auf die Datei doppelklicken. Die verschiedenen Versionen werden in der Symbolleiste „Versionen verwalten“ aufgelistet.

Bevor eine Datei in der entsprechenden Anwendung – z.B. Word oder Excel – bearbeitet werden kann, muss sie heruntergeladen werden. Die bearbeitete Datei muss dann mit demselben Dateinamen erneut hochgeladen werden. Die Datei wird in PROOM nicht überschrieben, sondern es wird eine neue Version erstellt. Die aktuelle Dateiversion kann im Projektraum durch einen Doppelklick eingesehen werden. Die anderen Dateiversionen finden Sie in der Symbolleiste „Versionsverwaltung“. In der Kachelansicht wird auch angezeigt, ob für eine Datei bereits eine neue Version erstellt wurde.

Die Dateien werden nicht automatisch gelöscht. Eine Datei kann mit einem Gültigkeitsintervall versehen werden. Außerhalb dieses Intervalls ist die Datei nur für den Ersteller und den Projektraummanager sichtbar.

Verwaltung

Der Client-Administrator kann u.a. Organisationseinheiten, z.B. Abteilungen, anlegen, um eine bessere Übersicht zu erhalten, Client-Benutzer verwalten und das PROOM-Design, E-Mail-Vorlagen und die Benachrichtigungen nach der Anmeldung eines Benutzers festlegen.

Sie benötigen eine zusätzliche Lizenz, um einen neuen Client erstellen zu können. Gehen Sie zur Verwaltung Client „Lizenz“, um ein Angebot anzufordern. Wenn Sie PROOM als Service nutzen, stellen wir Ihnen den Client zur Verfügung. Wenn Sie die On-Premise-Version von PROOM nutzen, stellen wir Ihnen eine Lizenzdatei zur Verfügung, die Sie unter Verwaltung PROOM – Client – Neuen Client erstellen importieren können.

Mit Organisationseinheiten können Sie die Struktur eines Unternehmens abbilden und Projekträume einzelnen Geschäftsbereichen oder Abteilungen zuordnen. Organisatorische Einheiten können in organisatorische Untereinheiten unterteilt werden. Die Unterteilung in Organisationseinheiten und die Zuweisung von verantwortlichen Personen ermöglicht es Ihnen, die Verwaltung der Projekträume auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Es besteht keine Notwendigkeit für eine zentrale Verwaltung.

er Leiter einer Organisationseinheit kann organisatorische Untereinheiten erstellen und diesen Untereinheiten einen oder mehrere Leiter zuweisen. Seine Hauptaufgabe ist es, die Organisation bis hin zu den zugehörigen Projekträumen zu verwalten, d.h. Projekträume anzulegen, zu sperren und zu löschen und Projektraummanager zu benennen. Außerdem kann der Leiter einer Organisationseinheit Benutzern die Berechtigung erteilen, Projekträume zu erstellen: Benutzer dürfen „verwalten“: Projekträume anlegen und die Organisationseinheit verwaltenBenutzer dürfen „Projekträume anlegen“: Anlegen von Projekträumen und keine Berechtigung zum Verwalten der Organisationseinheit

Der Leiter einer Organisationseinheit wird vom Client-Administrator bestimmt. Unter Verwaltung „Organisationseinheit“ und „Benutzer einladen“ kann der Leiter einer Organisationseinheit weitere Benutzer als Leiter seiner Organisationseinheit benennen.

Als Administrator bestimmen Sie die oberste Ebene der Organisationseinheiten und deren Manager. Der Leiter einer Organisationseinheit ist für die weitere Strukturierung seiner Organisationseinheit verantwortlich. Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich selbst als Leiter einer Organisationseinheit bestimmen, können Sie die Einheit unter Verwaltung „Organisationseinheit“ weiter strukturieren.

Wenn Sie eine organisatorische Untereinheit löschen, werden alle ihre Projekträume und die darin gespeicherten Dateien vollständig und dauerhaft gelöscht.

Benachrichtigungen mit einem Gültigkeitsdatum können in den PROOM-Sprachen in der Seitenleiste unter „Benachrichtigungen“ und „Neue Benachrichtigungen“ erstellt werden. Diese kundenspezifischen Benachrichtigungen werden dann bei der Anmeldung für alle PROOM-Benutzer angezeigt.

Um Missbrauch zu verhindern, müssen eingeladene Benutzer die Nutzungsbedingungen bestätigen. Wenn Sie PROOM selbst betreiben, verwenden Sie bitte die Nutzungsbedingungen, die von PROCAD zur Verfügung gestellt werden. Sie können auch Ihre eigenen Nutzungsbedingungen einfügen.

In der Seitenleiste unter „Benutzer“ können Sie neue Benutzer mit Hilfe von vCards importieren. Die Kontaktdaten aus der vCard werden dann hinzugefügt. Dadurch werden die Kontaktdaten von Benutzern, die bereits in PROOM vorhanden sind, nicht überschrieben.

Wenn Sie PROOM als Service nutzen, müssen Sie keine weiteren Schritte unternehmen, da die Lizenz für Sie importiert wird. Wenn Sie die Vor-Ort-Version von PROOM verwenden, importieren Sie die Lizenz bitte wie folgt:1. Gehen Sie zu PROOM-Verwaltung – Clienta) Wählen Sie den Client aus. b) Klicken Sie auf „Lizenz importieren „2. Kundenverwaltung – LizenzenHier können Sie Lizenzen importieren, den Lizenzumfang und die Lizenznutzung einsehen, Angebote anfordern und vertragsbezogene Fragen stellen.

PROOM APP

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes SSL-Zertifikat verwenden, ist dieses Zertifikat gesperrt. Aktivieren Sie unter Menü – Einstellungen – Unsichere Zertifikate. Für die PROOM-App für iOS ist die Option „Unsichere Zertifikate“ bereits aktiviert und muss nicht manuell eingestellt werden.

Der „Offline-Modus“ ermöglicht Ihnen den Zugriff auf PROOM-Projekträume, -Ordner und -Dateien, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

Um den „Offline-Modus“ nutzen zu können, müssen Sie in den PROOM-Einstellungen „Anmeldeinformationen speichern“ aktivieren und Dateien für die Offline-Nutzung auswählen.

Sie müssen mit dem PROOM-Server verbunden sein, um einen Projektraum, einen Ordner oder eine Datei zum „Offline-Modus“ hinzufügen zu können. Sie können auf die Menüs für die neuen Befehle zugreifen, indem Sie auf Ihrem Android-Gerät tippen und halten und auf Ihrem iOS-Gerät nach links streichen und auf „mehr“ klicken. Sie können auf diese Menüs auch über die Details der jeweiligen Objekte zugreifen.files „Offline verfügbar machen“: Damit wird der Download gestartet und die Datei für die Offline-Nutzung markiert. Wenn die Datei bereits im Cache gespeichert ist, wird diese Datei verwendet. „Offline-Kopie löschen“: Nach Bestätigung durch den Benutzer wird die lokale Kopie der Datei gelöscht. „Offline-Kopie aktualisieren“: Wenn eine Datei offline verfügbar ist und eine neue Version der Datei auf den PROOM-Server hochgeladen wird, wird die neue Version heruntergeladen.Projekträume/Dateien „Offline (exkl. Unterordner)“: Alle Dateien in diesem Ordner werden offline verfügbar gemacht. Dabei werden nur Dateien heruntergeladen, die noch nicht lokal verfügbar sind. „Offline (inkl. Unterordner)“: Alle Dateien in diesem Ordner einschließlich aller Unterordner werden offline verfügbar gemacht. „Offline-Kopien aktualisieren“: Alle Dateien im ausgewählten Ordner (einschließlich seiner Struktur), die offline verfügbar sind, werden mit ihren neuesten Versionen aktualisiert. „Offline-Kopien löschen“: Alle Offline-Kopien von Dateien und Unterordnern im ausgewählten Ordner werden lokal gelöscht.

Es ist nicht möglich, Dateien hochzuladen, während Sie sich im „Offline-Modus“ befinden.

Wenn ein Projektraum, ein Ordner oder eine Datei als „offline“ markiert ist und ein neuer Unterordner, eine neue Datei oder eine neue Version verfügbar gemacht wurde, werden diese Elemente im „Offline-Modus“ als „veraltet“ markiert. Die folgenden Aktionen können auf Android-Geräten durch Antippen und Halten und auf iOS-Geräten durch Streichen nach links und Klicken auf „Mehr“ ausgeführt werden: „Offline-Kopie aktualisieren“: Wenn eine Datei offline verfügbar ist und eine neue Version der Datei auf den PROOM-Server hochgeladen wird, wird die neue Version heruntergeladen. „Offline-Kopien aktualisieren“ (Ordner): Alle Dateien in einem Ordner, die offline verfügbar sind, werden aktualisiert.

Wenn Sie „Offline verfügbar machen“ oder „Offline-Kopien aktualisieren“ wählen, sucht die App nach Offline-Dateien, die nicht mehr in PROOM vorhanden sind. Wenn dies der Fall ist, werden Sie aufgefordert, das Löschen der Offline-Kopien zu bestätigen. Wenn Sie die Löschung nicht bestätigen, sind diese Dateien weiterhin im „Offline-Modus“ verfügbar.

Die Anzeige von Projekträumen, Ordnern und Dateien, die offline verfügbar sind, ist an das betreffende Gerät gebunden und wird nicht auf andere Geräte übertragen.

Ja, Sie können zwischen dem Online- und Offline-Modus wechseln. Sie müssen mindestens einen Projektraum, einen Ordner oder eine Datei als „offline“ markieren und in den Einstellungen die Option „Zugangsdaten speichern“ aktivieren, damit die Schaltfläche „Offline“ angezeigt wird.Wechsel zwischen Offline- und OnlinemodusSie können zwischen Offline- und Onlinemodus wechseln, indem Sie die Anmeldeseite öffnen und auf „Anmelden“ klicken.Sie können auch die Navigation unter „Hochladen“ verwenden und auf „Offline“ klicken, um zu wechseln.

Verwenden Sie die Detailansicht für jeden Projektraum, um zu sehen, wie viel Speicherplatz von den als „offline“ markierten Dateien im jeweiligen Projekt belegt wird.

Der benötigte Speicherplatz wird ermittelt, bevor der Download beginnt. Wenn der Speicherplatz nicht ausreicht, um den Download abzuschließen, wird eine Warnung angezeigt und der Vorgang wird abgebrochen. Dateien, die bereits zwischengespeichert wurden, werden nicht erneut heruntergeladen. Der Fortschritt des Downloads wird während des Vorgangs angezeigt. Wenn der Benutzer den Vorgang abbricht oder wenn ein Fehler auftritt, wird der Vorgang abgebrochen. Alle Dateien, die bis dahin erfolgreich heruntergeladen wurden, sind dann offline verfügbar.