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In der dynamischen Welt der Medizintechnikentwicklung kann die Bedeutung eines akribisch organisierten Dokumentensystems nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Stellen Sie sich ein mittelgroßes Technologieunternehmen mit einer vielfältigen Produktpalette vor, von tragbaren Diagnosewerkzeugen bis hin zu hochentwickelten Bildgebungssystemen.
Das Rückgrat ihrer Innovation?
Eine Vielzahl von Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Schaltpläne und mehr, die ständig aktualisiert werden.
Ohne ein robustes Dokumentenmanagementsystem (DMS) könnte dieses Unternehmen leicht in einer Flut digitaler Dateien untergehen, wodurch die Dokumentenwiederherstellung zu einer Detektivarbeit wird.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von DMS ist die visualisierte Ordnungsstruktur. Damit ist die Anordnung der Dokumente in einer Benutzeroberfläche gemeint. Hierbei wird häufig ein hierarchisches Modell gewählt. Sie ist üblicherweise frei wählbar, da jedes Unternehmen hier eigene Anforderungen hat. So könnte beispielsweise ein Unternehmen seine Dokumente hierarchisch nach Kunden und Projekten sortieren. Die Kunden sind auf der obersten Ebene und jedem Kunden sind unterschiedliche Projekte zugeordnet.
Dieses in DMS häufig verwirklichte Ordnungsmodell wird in vielen Unternehmen ausreichen, stößt aber in technischen Unternehmen wie dem Medizintechnikhersteller schnell an Grenzen. Ein Beispiel: Für jeden Mikrocontroller, der in den Produkten des Unternehmens verbaut wird, gibt es ein ganzes Bündel von Dokumenten wie Schaltplan, Datenblatt, Programmieranleitung und Referenzhandbuch. Diese Dokumentensammlung existiert aufgrund von Konstruktionsunterschieden für jede früher und heute verwendete Version des Controllers jeweils einmal.
Diese Dokumente sind Teil einer komplexen Beziehung. So wird häufig ein bestimmtes Dokument in mehreren Projekten verwendet, ist aber nur einmal physisch gespeichert. Das könnte beispielsweise der Schaltplan eines Bauteils sein, das in mehreren Produkten genutzt wird. Wer sich die Dokumente eines Produkts anschaut, sieht dort jeweils das Dokument mit dem Schaltplan. Die Dokumentsammlung zu einem Produkt besteht also aus Verweisen auf Originaldokumente, die als „Single Source of Truth“ dienen.
Doch das Beziehungsgeflecht umfasst auch die unterschiedlichen Rollen und Funktionen der Mitarbeiter. Nicht jeder benötigt zu jeder Zeit alle Dokumente. Zugleich ist dieses Dokument nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich, da nicht jeder den Inhalt kennen muss oder für seine Arbeit benötigt. Einige Beispiele: Techniker sind für eine Reparatur auch an älteren Schaltplänen interessiert. Vertriebsmitarbeiter nutzen die Datenblätter der aktuellen Produkte. Im Support wird bei Anfragen das Referenzhandbuch eingesehen. Hardwareentwickler, die den Controller in ein neues Produkt integrieren, brauchen Schaltpläne und Datenblätter. Softwareentwickler hingegen nutzen das Programmierhandbuch und das Referenzhandbuch, um eine API für den Zugriff aus der Cloud zu schreiben.
Kurz: Dokumentenmanagement ist in technischen Unternehmen mit komplexen Projektstrukturen eine Herausforderung. Im Alltag sind unterschiedliche Fachbereiche, Teams und Projekte dem gleichen Produkt zugeordnet, beziehen sich aber auf eine ganz unterschiedliche Informationsbasis.
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Die Einzigartigkeit der Produkte eines Unternehmens vergrößert die Bedeutung des sofortigen Zugriffs auf relevante Informationen und Dokumente. Alle Mitarbeiter des Herstellers müssen die Informationen und Dokumente zu einem Produkt sofort zur Hand haben. Dieses Konzept wird heute oft als „digitaler Informationszwilling“ bezeichnet, der alle Informationen digital abbildet. Herkömmliche DMS sind in dieser Hinsicht möglicherweise unzureichend. Deshalb gibt es Lösungen wie PRO.FILE von Revalize, die sich auf DMS für technische Unternehmen spezialisiert haben – DMS.
DMS bildet die komplexen technischen Strukturen ab und kombiniert die Funktionen eines DMS mit denen einer PLM-Lösung. Das Herzstück von DMS ist der Produktdaten-Backbone – ein zentraler digitaler Knotenpunkt, der alle produktbezogenen Informationen und Dokumente zusammenführt. Der Produktdaten-Backbone fungiert als Rückgrat für den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens. Zu diesem Zweck führt es Daten aus verschiedenen Organisationseinheiten ohne Medienbrüche zusammen und hält sie stets auf dem neuesten Stand. Ein zentrales Produktdaten-Backbone ermöglicht somit einen nahtlosen Informationsfluss und unterstützt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Ein solches Product Data Backbone hat für die Unternehmen einige Vorteile. Alle Informationen werden zentral verwaltet, wodurch Inkonsistenzen und Fehler verringert werden. Jeder Anwender greift auf dieselbe, aktuelle Datenbasis zu, was die Qualität der Produktentwicklung und -dokumentation erhöht. Der gemeinsame Informationspool fördert die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams und Projekten. Das erleichtert die Abstimmung und Integration unterschiedlicher Perspektiven in den Prozess der Produktentstehung. Im Ergebnis entwickeln Unternehmen ihre Produkte effizienter und reagieren deshalb schneller auf Marktveränderungen.
Ein DMS, wie das von PRO.FILE, bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Es liefert nur die Informationen, die für die jeweilige Aufgabe oder Rolle eines Mitarbeiters relevant sind. Diese Effizienz wird durch das Prinzip der differenzierten Ansichten erreicht. Jedes Dokument existiert nur einmal innerhalb des Produktdaten-Backbones, ist aber für die Mitarbeiter je nach Bedarf in verschiedenen Kontexten zugänglich. Durch diesen Ansatz entfällt die Redundanz von Dokumentenkopien, die andernfalls einen erheblichen Aktualisierungs- und Organisationsaufwand erfordern würde.
DMS dient als Basistechnologie für die Verwaltung der kompletten Produktdokumentation während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts, vom Entwurf bis zur Entsorgung oder zum Recycling. Es enthält die komplette „Lebenszyklusakte“ eines Produkts. Während der Entwicklung eines Produkts werden alle relevanten Informationen in das System integriert, einschließlich mechanischer Konstruktionsdokumente wie CAD-Modelle und technische Stücklisten, elektrischer Konstruktionsdateien wie Schaltpläne und PCB-Layouts, Projektplanungsmaterialien wie Spezifikationen und Verträge sowie Qualitätssicherungsberichte.
Dieser konsolidierte Pool von Dokumenten unterstützt dann die Erstellung weiterer Inhalte, wie z. B. Bedienungsanleitungen, Produktbroschüren und Texte für Marketingkampagnen. Daher ist die Integration eines DMS mit einem Autorensystem äußerst vorteilhaft, da es die sofortige Nutzung vorhandener Dokumente erleichtert und gewährleistet, dass neue Dokumente direkt im DMS gespeichert werden. Es liegt auf der Hand, dass DMS für Unternehmen in technischen Sektoren zu einem strategischen Muss geworden ist.
Mit einem DMS wird die Dokumentenverwaltung zentralisiert, was die Effizienz steigert und die Innovation im Unternehmen fördert. Optimierter Dokumentenzugriff und -verwaltung straffen nicht nur Prozesse und verbessern die Zusammenarbeit, sondern heben auch die Fähigkeiten technischer Unternehmen auf ein neues Niveau.
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