Het startpunt voor een goede offerte is een beschrijving van de oplossing (“solution definition”) en Sofon geeft u de tools om dit tot een slim proces te maken.
Het startpunt voor een goede offerte is een beschrijving van de oplossing (“solution definition”) en Sofon geeft u de tools om dit tot een slim proces te maken. Het betekent dat u de behoeften van uw klanten op een gestructureerde manier kunt analyseren en die informatie vervolgens kunt toepassen om geschikte oplossingen te vinden en deze te beschrijven in professionele, overtuigende en begrijpelijke offertes. In feite zult u in staat zijn dergelijke offertes te maken, zelfs wanneer de klanten eisen hebben die zij zelf hebben geformuleerd, zodat u geen behoefteanalyse nodig hebt. U kunt uw oplossingen probleemloos visualiseren en hun effecten op de technische en financiële aspecten berekenen. U kunt ook een speciaal verzoek inbrengen zonder een offerte te onderbreken. Bovendien kunt u deze offertes zeer snel produceren, omdat u vooraf al een kennismodel en de slimme vragen hebt opgesteld waarop u de offertes baseert. Het betekent dat een offerte kan worden gegenereerd in minuten of uren in plaats van dagen en weken.
Bovendien worden offertes altijd opgesteld in de “taal van de klant”, zodat de klant het kan begrijpen en kan beoordelen of de oplossing aan zijn behoeften voldoet.
Met professionele, overtuigende offertes die alle aspecten dekken, kunt u de risico’s van offertes voor de klant uitsluiten en zo het vertrouwen van de klant in u vergroten. U kunt er ook zeker van zijn dat u aan de verwachtingen van de klant voldoet, waardoor verstoringen van de productie worden voorkomen. “Solution definition” maakt uw offerteproces herhaalbaar en stelt u in staat ook uw productieproces herhaalbaar te maken.
Uw bedrijf, dat werkt op bestelling van klanten, wordt vaak geconfronteerd met vragen uit de fabriek over producten die besteld zijn of zelfs al in productie zijn. In dergelijke gevallen moet u contact opnemen met de klanten om allerlei aspecten te coördineren. In feite is het nu praktisch een structureel onderdeel van de procedure geworden. Hoewel het het productieproces onderbreekt, is het belangrijker dat uw producten voldoen aan de verwachtingen van uw klanten. U hebt al verschillende keren meegemaakt dat uw klanten teleurgesteld waren, wat veel werk met zich meebracht om het probleem te verhelpen en de klanten toch tevreden te houden – en het was erg duur. De laatste keer bijvoorbeeld was de output van één machine te laag en veroorzaakte problemen. Het feit dat klanten hun apparatuur iets anders gebruiken dan de door de verkoop verstrekte gegevens, blijft een heikel punt. Wat veroorzaakt deze problemen? Is het verkoop? Is het techniek? Stellen ze niet de juiste vragen? Maar ze bespraken alles in detail! En dat kost veel tijd. Het is een hele uitdaging om de wortel van het probleem te vinden. En het gebeurt nog steeds, zelfs nadat Sales orders redt die na uitgebreide onderhandelingen zo goed als verloren zijn. Het voelt alsof elk onderhandelingsproces een echte prijzenoorlog is, waarbij je bijna gedwongen wordt het laagste bod te doen.
Sofon biedt het perfecte middel om de specifieke behoeften van elke klant te inventariseren en op basis daarvan snel (binnen enkele minuten) overtuigende, goed onderbouwde offertes met passende, 100% haalbare oplossingen te genereren. Die oplossingen worden automatisch ook toegepast op het product dat de fabriek zal maken.
Uw bron is het kennismodel dat u in Sofon heeft opgesteld. In dat model beschrijft u een samenhangende visualisatie van al uw productopties, samen met hun specificaties, de toepasselijke wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen.
Die kennis is op een centraal punt toegankelijk en dus beschikbaar voor uw verkopers – ook die van uw partners en resellers – die daarmee offertes en contracten kunnen opstellen aan de hand van de slimme vragen die u ook in Sofon hebt vastgelegd. Die vragen zijn zo geformuleerd dat ze alle mogelijke toepassingen van uw product omvatten, omdat u uw markt kent. De vragen zijn zo opgesteld dat de antwoorden altijd leiden tot oplossingen die u kunt bieden.
Het betekent ook dat uw verkopers de offerte in de taal van de klant kunnen opstellen, zodat de klant deze kan begrijpen en kan beoordelen of de oplossing aan zijn behoeften voldoet.
De meeste van uw klanten benaderen u met een algemene, open vraag over een product. Maar sommigen hebben al een oplossing bedacht en vragen u om een offerte in te dienen door middel van een offerteaanvraag op basis van een lijst van niet-onderhandelbare eisen. Die situaties zijn altijd lastig. Je belandt altijd in een prijzenoorlog als de opgesomde eisen heel gewoon zijn – en je komt niet vaak als winnaar uit de bus. Als de eisen bijzonder specifiek zijn voor de klant, wordt u gedwongen tot tijdrovende procedures met veel heen en weer gepraat tussen Verkoop en Engineering en offertes die uw verkopers veel tijd kosten. U moet de klant immers een goede uitleg geven. Bovendien wordt slechts een klein deel van de offertes daadwerkelijk een order. Het is echt tijdverspilling, maar nee zeggen is geen optie – sommige verzoeken lijken veelbelovend. Aan de andere kant ben je ook niet altijd blij met een bestelling. U hebt al verschillende situaties meegemaakt waarin u niet de juiste producten leverde, ook al was de bestelling gebaseerd op vooraf geformuleerde eisen. Het bleek dat de producteigenschappen niet overeenkwamen met de wensen van de klant. Er waren misverstanden ondanks de hoeveelheid en de gedetailleerdheid van de mededelingen. En het kostte echt veel geld.
Sofon stelt u in staat om klanten die op basis van door hen geformuleerde eisen aanvragen doen, snel, eenvoudig en probleemloos te helpen en hen offertes te sturen met 100% betrouwbare oplossingen die haalbaar en toelaatbaar zijn. Het opstellen van een offerte kost uren in plaats van dagen of weken. Zelfs als klanten eisen willen toevoegen of wijzigen, kunt u die wijzigingen onmiddellijk verwerken. En Sales en de onderliggende afdelingen hoeven niet veel tijd te besteden aan de offerte om alles te regelen. De eisen van de klant worden automatisch toegepast op de specificaties van de onderdelen die de fabriek gebruikt om het product te maken.
Uw bron is het kennismodel dat u in Sofon heeft opgesteld. In dat model beschrijft u een samenhangende visualisatie van al uw productopties, samen met hun specificaties, de toepasselijke wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen. Die kennis is op een centraal punt toegankelijk en dus beschikbaar voor uw verkopers – ook die van uw partners en resellers – die deze kennis kunnen gebruiken om offertes en contracten op te stellen aan de hand van de slimme vragen die u ook in Sofon hebt vastgelegd. Die vragen zijn zo geformuleerd dat ze alle mogelijke toepassingen van uw product omvatten, omdat u uw markt kent.
De tekst in de offertes is altijd opgesteld in de taal van de klant, zodat deze de tekst kan begrijpen en kan beoordelen of de oplossing aan zijn behoeften voldoet.
Je produceert veel offertes, maar je hebt meer orders nodig. Veel klanten lijken te aarzelen nadat ze een offerte hebben ontvangen en stellen steeds meer vragen. Het kost veel moeite om verkoop, productie, service en logistiek te coördineren om het goed te doen. Het komt dus hard aan als klanten en prospects je toch verlaten. Omdat je iets hebt gedaan aan het verbeteren van je offertes, haal je meer orders binnen. Maar de arbeidsintensieve communicatie is helemaal niet verbeterd. Het is verschoven om plaats te vinden voordat u de eerste offerte verstuurt en dat heeft een nieuw probleem opgeleverd: het schrijven van een offerte duurt soms zo lang dat prospects hun interesse verliezen als uw concurrent een snellere offerte kan maken. Maar hoe kun je het proces versnellen zonder fouten te maken? Immers, de oplossingen die u biedt moeten uiteraard betrouwbaar zijn. U hebt al meegemaakt dat uw producten niet voldeden aan de verwachtingen van de klanten. En het kost je veel geld om de aanpassingen binnen de garantieperiode te doen. Het ergste van dit alles was dat je twee goede klanten verloor. Hun business cases werden verbrijzeld en ze zijn bang om je opnieuw te gebruiken.
Sofon stelt u in staat de effecten van elke oplossing die u aanbiedt op technisch en financieel gebied effectief en snel (binnen enkele minuten) door te rekenen en zo te onderbouwen. De berekeningen zijn gedetailleerd tot en met het onderhoud en de onderhoudskosten gedurende de periode waarin het product in gebruik is. Tegelijkertijd maken de berekeningen deel uit van de wijze waarop de klantoplossing wordt toegepast op wat de productie feitelijk moet produceren.
Uw bron is het kennismodel dat u heeft opgesteld in Sofon (configuratiebeheer). In dat model beschrijft u een samenhangende visualisatie van al uw productopties, samen met hun specificaties, de toepasselijke wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen.
Die kennis is op een centraal punt toegankelijk en dus beschikbaar voor uw verkopers – ook die van uw partners en resellers – die daarmee offertes en contracten kunnen opstellen aan de hand van de slimme vragen die u ook in Sofon hebt vastgelegd. Die vragen zijn zo geformuleerd dat ze alle mogelijke toepassingen van uw product omvatten, omdat u uw markt kent.
De tekst in de offertes is altijd opgesteld in de “taal van de klant”, zodat de klant het kan begrijpen en kan beoordelen of de oplossing aan zijn behoeften voldoet.
Uw offertekosten per order zijn hoog omdat uw offerteprocedure tijdrovend is. Het samenstellen van een offerte vereist veel coördinatie tussen verkoop, engineering, financiën, logistiek en productie. En zodra de offertes als orders zijn bevestigd, moet je alles nog coördineren. Het grootste deel van uw marge wordt opgevreten door de montage-uren die nodig zijn voor de coördinatie. En laten we de kosten door fouten niet vergeten: een transport dat niet goed geregeld was, een gebrek aan duidelijkheid over de verzekeringskosten waardoor u uiteindelijk moest betalen, de levering van een verkeerd product of een vertraging tijdens de installatie, productieomstandigheden die gesorteerd moesten worden waardoor u snel opslagruimte moest vinden. Kosten, vertragingen en gekibbel met klanten over wie betaalt voor extra manuren: dit alles is niet bevorderlijk voor goede relaties. Maar sommige klanten lijken zich minder zorgen te maken over hun relatie met u. U heeft een aantal claims gehad in verband met de prestaties van uw producten. Klanten hadden meer van hen verwacht – en hadden hun business case daarop gebaseerd. En dat deed pijn. Alles leek uit de hand te lopen. Het is niet gemakkelijk om grip te krijgen op dit soort zaken als je een bedrijf bent dat werkt op bestelling van klanten.
Met Sofon maakt u probleemloos professionele, overtuigende en begrijpelijke offertes, waarmee u klanten een totaaloplossing biedt die 100% betrouwbaar is en aan alle wensen en eisen voldoet. En je kunt het nog snel doen ook! Het betekent dat een offerte kan worden gegenereerd in minuten of uren in plaats van dagen en weken.
De oplossing beschrijft alle productopties, de eisen van de klant, de technische en financiële berekeningen, de prijs (uitsplitsing) en alle andere relevante aspecten. Hoe zit het met de wijze van uitvoering, de wijze van levering, de leveringsdatum, wie verantwoordelijk is voor het vervoer, de noodzakelijke productievoorwaarden, afspraken over verzekeringen, garantiebepalingen, betalingstermijnen, de wijze van betaling, enzovoort?
Bovendien wordt de oplossing automatisch toegepast op de specificaties van uw installatie. En je hebt geen uitgebreide gesprekken tussen Sales en de onderliggende afdelingen nodig om het te regelen.
Uw bron is het kennismodel dat u in Sofon heeft opgesteld. In dat model beschrijft u een samenhangende visualisatie van al uw productopties, samen met hun specificaties, de toepasselijke wet- en regelgeving, prijzen en relevante bepalingen. Die kennis is op een centraal punt toegankelijk en dus beschikbaar voor uw verkopers – ook die van uw partners en resellers – die deze kennis kunnen gebruiken om offertes en contracten op te stellen aan de hand van de slimme vragen die u ook in Sofon hebt vastgelegd. Die vragen zijn zo geformuleerd dat ze alle mogelijke toepassingen van uw product omvatten, omdat u uw markt kent.
Elke keuze genereert een stukje tekst voor het citaat. Bijgevolg zijn de offertes altijd zo gestructureerd dat de klant ze kan begrijpen en kan beoordelen of de oplossing aan zijn behoeften voldoet.
Uw bedrijf heeft goede relaties met een aantal trouwe klanten die een aanzienlijk ordervolume vertegenwoordigen. Het is niet meer dan normaal dat u die extra mijl voor hen gaat – u wilt niet dat ze voor dat werk naar iemand anders moeten verwijzen. Toch ben je niet blij met al die speciale verzoeken, die vaak problemen veroorzaken in de productie. Al met al heeft het u al veel geld gekost, meer dan u lief is. Maar je klanten staan erop, dus je hebt niet echt een keuze. U hebt al te maken gehad met vertragingen in levertijden en stilstand in de productie omdat niemand precies wist wat hij moest doen. De productiekosten voor een ander speciaal verzoek waren zo hoog dat u die eigenlijk niet aan uw klant durfde door te berekenen en dat vrat een flink stuk van uw marge op.
Eén speciaal verzoek achtervolgt je nog steeds. Het was een dienst zonder verband die u moest blijven verlenen, hoewel u een veel te lage prijs was overeengekomen. Het levert u helemaal niets op – in feite kost het u geld, omdat het een aanzienlijk aantal engineering- en service-uren kost. Je zou er graag vanaf willen, maar hoe kom je aan een passende oplossing?
Sofon is ontworpen om uw offerteprocedure voor klantspecifieke offertes uiterst efficiënt en herhaalbaar te maken. Tegelijkertijd biedt het u de mogelijkheid om een speciale aanvraag te inventariseren en in de offerte te verwerken zonder dat dit de offerteprocedure of de productie onderbreekt – een extra product dat u apart moet produceren bijvoorbeeld.
Wanneer een speciale aanvraag opduikt, zet dit een werkstroom in gang naar de ingenieurs of andere specialisten die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van deze uitzonderlijke aanvraag.
Dit alles verloopt volgens een transparant proces, zodat de status van het speciale verzoek altijd kan worden getraceerd. Het verantwoordelijke personeel koppelt er vervolgens een prijs en een levertijd aan. Vervolgens leggen zij de oplossing vast in Sofon als een geïsoleerd onderdeel van de offerte, zodat deze nooit verloren kan gaan of vergeten kan worden. De volledige offerte wordt pas vrijgegeven nadat de speciale aanvraag is beoordeeld en geregistreerd.
Het speciale verzoek kan ook worden afgewezen, bijvoorbeeld als het onhaalbaar is, als het te duur is, of als het betekent dat de technische aspecten van de productie te veel verstoord zullen worden. Dat verslag wordt dan ook in Sofon ingevoerd. Op die manier weet de verkoper dan dat hij of zij de klant voor dat product naar iemand anders moet doorverwijzen.
Sofon Proposal Organizer ondersteunt het centrale verkoopkantoor, verkoop- en serviceteams op afstand of in het veld en elk onafhankelijk verkoopkanaal bij de verkoop van klantspecifieke producten en diensten.
Foutloze offertes en bestellingen.
Een krachtige en snelle configuratorengine die gebruikt kan worden voor de meest complexe configuraties en berekeningen van elk product of service.
Oplossingen
Producten
Revalize
Ondersteuning
Onze kantoren
50 N Laura St.
Suite 2500,
Jacksonville, FL 32202
Verenigde Staten
[email protected]
Harlow Enterprise Hub
Kao Hockham Building
Edinburgh Way
Harlow, Essex CM20 2NQ
Verenigd Koninkrijk
Revalize GmbH
Vierhausstr.
112
44807 Bochum
Duitsland
