Product Lifecycle Management oder Product Life Cycle Management (PLM) ist ein Konzept für die nahtlose Integration aller Informationen, die während des Lebenszyklus eines Produkts anfallen. Das Konzept basiert auf abgestimmten Methoden, Prozessen und Organisationsstrukturen und nutzt in der Regel IT-Systeme zur Erfassung und Verwaltung von Daten. PLM ist aus dem enger gefassten Produktdatenmanagement (PDM) hervorgegangen und hat sich zu Beginn des 21. Jahrhunderts zum dominierenden Paradigma in der Produktentwicklung entwickelt.
Die Abkürzungen PDM und PLM werden oft in einem Atemzug genannt. Ähnlich wie bei dem Begriffspaar DMS/ECM handelt es sich um verwandte Methoden, die nicht verwechselt werden sollten, da PLM über PDM hinausgeht. Als Weiterentwicklung von PDM beinhaltet das Product Lifecycle Management System ( PLM System ) die Prozesssteuerung von Produktdaten und Informationsflüssen. PLM wird weniger als eine Art von Software verstanden, sondern vielmehr als ein Gesamtkonzept oder ein strategischer Ansatz zur Unternehmensführung, bei dem Produktlebenszyklen durch die Nutzung und Analyse der im Laufe der Zeit entstandenen Daten und Dokumente optimiert werden sollen. PLM-Software stellt einerseits die zentrale Basis für Produktdaten dar – das Datenrückgrat oder Produktdaten-Backbone – und fungiert andererseits als Prozesslösung für Produktlebenszyklusprozesse.
Das Konzept basiert auf dem ganzheitlichen Ansatz, dass produktbezogene Informationen den gesamten Lebenszyklus von Produkten begleiten. Produktdaten und Dokumente werden während der ersten Spezifikation oder in einer Ideenskizze erstellt. Weitere Dokumente werden in den Konstruktionsabteilungen erstellt und dann an die Produktion, Montage, Wartung und Inbetriebnahme weitergegeben. Da das Produkt expandiert und sich verändert, wiederholt sich dieser Prozess zyklisch, bis das Produkt schließlich vom Markt genommen wird. Eine effektive und effiziente PLM-Managementstrategie beschreibt daher die Art und Weise, wie diese Informationen bereitgestellt werden sollen, um in den jeweiligen Phasen des Produktlebenszyklus frühzeitig Entscheidungen treffen zu können.
Wenn Planung, Steuerung und Dokumentenmanagement von einem einheitlichen System aus koordiniert werden, erreicht das Unternehmen die größtmögliche Effizienz seiner Projekte und Prozesse. Diesem Grundgedanken folgend, hat PROCAD sein Product Lifecycle Management (PLM) entwickelt. PLM-Software entwickelt sich somit zu einem strategischen Instrument in Fertigungsunternehmen. Es ist tief in alle Geschäftsprozesse integriert und spielt eine Schlüsselrolle in der Produktentwicklung und im Produktmanagement.
Fertigungsunternehmen nutzen PLM-Lösungen, um die Marktreife ihrer Produkte zu beschleunigen und die Kosten durch unternehmensweite Transparenz und Konsistenz der Innovationsprozesse zu senken.
Auch bei der Entwicklung neuer Produkte infolge der Digitalisierung spielen neue Konzepte des Systems Engineering eine Rolle. Heute müssen die Produkte stärker durch das Geschäftsmodell definiert werden. Dies erfordert eine Brücke zwischen der Entwicklung in den jeweiligen Abteilungen und dem Geschäftsmodell. Die Systemtechnik kann dies als übergeordnetes Konzept darstellen. Hier kommen PLM-Systeme als wichtiges technisches Hilfsmittel ins Spiel.
Entwicklung und Konstruktion arbeiten in der Regel mit CAD-Systemen und speichern die Daten im PLM-System. Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Disposition und Produktion pflegen ihre Daten in einem ERP-System. Das PLM-System kann an der Schnittstelle zwischen CAD und ERP platziert werden. Das heißt, es integriert Informationen aus CAD und ERP gleichermaßen und synchronisiert die Daten aus beiden IT-Landschaften.
Eine PLM-Lösung schafft Konsistenz. Entlang der Prozesskette im Unternehmen – vom Auftragseingang über die Konstruktion und Produktion bis hin zum Vertrieb – ermöglicht die PLM-Software allen Beteiligten einen kontrollierten Zugriff auf eine einheitliche, gemeinsame Produktdatenbank. Die Schaffung eines Produktdaten-Backbones ist daher die Voraussetzung für ein konsistentes PLM. Mit der Digitalisierung in technischen Unternehmen nimmt die Anzahl der Systeme in einem Unternehmen, in denen produktionsbezogene Informationen erstellt und gespeichert werden, ständig zu. Auch die Menge der produzierten Daten wird immer größer und heterogener. Diese Datenquellen müssen in das Produktdaten-Backbone einfließen und als Informationsquellen für den gesamten PLM-Prozess dienen.
Eindimensionale Systeme für PDM-, DMS- oder CAD-Datenmanagement sind heute nicht mehr ausreichend und führen in eine Sackgasse. Der Weg aus der digitalen Sackgasse: Statt einzelne Softwareanwendungen zu lizenzieren, können Unternehmen in Zukunft über eine digitale Plattform immer granularere, vorkonfigurierte Anwendungspakete und Services auswählen, mit denen sie bestimmte Aufgaben erledigen und bei Bedarf schnell erweitern können. PROCAD entwickelt eine solche Plattform und bietet seinen Kunden mit PRO.FILE eine skalierbare Lösung für die Entwicklung von PLM in Unternehmen. Als digitale Plattform kann eine breite Palette von Diensten im Bereich der Zeichnungsverwaltung, der Verwaltung technischer Dokumente, des Dateiaustauschs, der Änderungsverwaltung usw. hinzugefügt werden, basierend auf einer gemeinsamen Datenbank, dem Product Data Backbone .
Während PDM und DMS in vielen Unternehmen bereits Standard sind, bleibt die Implementierung weiterer PLM-Prozesse und des Projektmanagements oft in der Einführungsphase stecken. Viele mittlere und größere technische Unternehmen wollen nicht für lange Beratungsprojekte bezahlen, sondern schnelle Ergebnisse erzielen.
Die Verbesserung der Prozesseffizienz im Produktlebenszyklus entwickelt sich in den Unternehmen meist evolutionär. In einem Produktdaten- oder Dokumentenmanagementsystem ( PDM-System mit DMStec ) ist eine Dokumentenkontrolle auf der Grundlage von Dokumentstatus wie „Dokument in Bearbeitung“ oder „Dokument freigegeben“ üblich. In bestimmten Fällen kann die Kontrolle über Aufgaben einen zusätzlichen Effekt haben.
Überall dort, wo Ingenieurbüros häufig wiederkehrende Prozesse oder solche, an denen viele Personen und Unternehmensabteilungen beteiligt sind, steuern und automatisieren wollen, ist die Arbeit mit so genannten PLM-Aufgabenakten eine gute Idee. Denn in der Praxis von technischen Unternehmen geht es immer um dokumenten- und datenintensive Prozesse. Daher sind Aufgaben und die zu verarbeitenden Daten sowie Dokumente mit einer Aufgabendatei verknüpft. Aufgaben wiederum gehören zu Prozessen oder Projekten, deren Zeitplan kontrolliert wird. Eine solche erweiterte Prozesslogik ermöglicht die Automatisierung von Teilaufgaben. Damit wird der Schritt von der Dokumentenverwaltung zur Prozesskontrolle vollzogen.
Anwendungsfallbezogene Aufgabendateien, Prozesse und Projekte (z.B. für das Änderungsmanagement) können über eine separate Anlage im PLM-System PRO.FILE automatisiert und gesteuert werden. Die eigentlichen PLM-Prozesse werden mithilfe vorkonfigurierter Anwendungspakete implementiert. Sie bestehen aus Vorlagen, fertigen Workflows, Cockpits, Berichten und Menüs zur Bedienung der jeweiligen Prozesse zur Überwachung und Projekt- und Prozesssteuerung. Best Practice Anwendungspakete für PLM-Systeme sollen die Implementierung der jeweiligen kundenspezifischen Prozesse verkürzen. Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer PLM-Prozesse nicht bei Null anfangen. Dies eignet sich für diejenigen, die schnell loslegen möchten und weder die Zeit noch das Geld für ein langes Beratungs- und Implementierungsprojekt haben.
Insgesamt erhöht das Aufgabenmanagement den Grad der Prozesskontrolle. Freiheitsgrade werden reduziert, die Einhaltung von Regeln und Richtlinien wird erleichtert und gefördert. Das Ergebnis ist eine bessere Einhaltung der Vorschriften und die Automatisierung des Prozesses.
Insbesondere in technischen Unternehmen sollten die mit PLM-Software verwalteten Prozesse kein Selbstzweck sein. Alles in IT-Prozesse zu „gießen“, was sich in Software abbilden lässt, wie es viele Prozessberater gerne propagieren, ist für mittlere und größere Unternehmen oft der falsche Ansatz. Wer das tut, verliert schon vor der Implementierung viel Zeit und Geld, und einige angestrebte Einsparungen durch Automatisierungseffekte werden ad absurdum geführt. Auch die Implementierung des PLM-Systems selbst ist entscheidend. Fehlendes Prozess- und Change-Management-Know-how und hoher Implementierungsaufwand erhöhen die teure Abhängigkeit von Beratern oder machen die Einführung zu einem Endlosprojekt. Das Ergebnis: Viele Projekte werden abgebrochen, bevor die eigentliche Nutzung der PLM-Software beginnt.
Die Schlüsselfrage für technische Unternehmen lautet: An welchen Stellen in den PLM-Prozessen ist es organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll, den Prozess in Software zu speichern und zu automatisieren? Sollten Sie PLM-Prozesse in der IT steuern oder nicht? Eine hohe Anzahl von Durchläufen, eine große Anzahl von Benutzern oder hohe Compliance-Anforderungen sind Anzeichen dafür. Sobald die PLM-Prozesse mit dem größten Potenzial gefunden sind, ist es sinnvoller, einen bereits vorbereiteten und in der IT gespeicherten Best-Practice-Prozess zu verwenden und mit den eigenen Anforderungen zu vergleichen, als mit einer abstrakten Spezifikation zu beginnen und diese in der Praxis zu definieren, die am Ende ohnehin verworfen werden muss.
Best Practice ist ein bewährtes Verfahren und eine etablierte Methode für den schnellen Einstieg in neue Softwareanwendungen in der Praxis. Sie fangen nicht bei Null an zu programmieren, sondern verwenden das, was bereits anderswo erfolgreich getestet wurde. In diesem Zusammenhang spricht PROCAD von vorkonfigurierten Anwendungspaketen. Dies sind PLM-Szenarien, die speziell auf Kunden in technischen Unternehmen zugeschnitten sind und angeboten werden.
Solche vorkonfigurierten Best-Practice-Anwendungspakete treiben die Evolution von PLM in Unternehmen und die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen im technisch-industriellen Umfeld voran – angefangen von der reinen CAD-Datenverwaltung in den Anfängen bis hin zum digitalen Faden, der den laufenden Betrieb mit der Entwicklung verbindet und so den Informationsfluss in den Geschäftsprozessen bestimmt. Da die Pakete vorkonfiguriert sind und einzelne IT-Prozesse iterativ Schritt für Schritt hinzugefügt werden können, vermeidet das Unternehmen die typische „Customizing-Falle“ mit komplexen Anpassungen der PLM-Software.
Die Pakete ermöglichen es dem Kunden, PLM-Szenarien schnell und einfach zu implementieren. Er erhält sie auf Anfrage im Rahmen des Software-Wartungsvertrags. Änderungs-, Risiko- und Vertragsmanagement sind Beispiele dafür. Darüber hinaus können Sie mit den Tools zusätzliche individuelle Anwendungspakete erstellen, zum Beispiel für Compliance-, Test-, Leistungs- oder Qualitätsmanagement.
Bei Entwicklungsprojekten müssen oft kurzfristig Änderungen vorgenommen werden. Das kann die sicherste Kalkulation und Planung ins Wanken bringen. Wenn ein solcher Änderungsprozess manuell koordiniert wird, dauert er in der Regel sehr lange. Eine Lösung dafür sind Aufgabendateien. Prozesskontrolle bedeutet, das Aufgabenmanagement mit den Produktdaten zu verbinden. Das bedeutet, dass der Benutzer alle relevanten Dokumente und Daten zu einem Prozess oder Projekt an einem zentralen Ort finden kann. Eine bessere Koordination laufender Produktlebenszyklusprozesse oder Projekte verkürzt die Durchlaufzeiten und vermeidet Fehler in den damit verbundenen Prozessen.
Die Prozesse im Produktlebenszyklus-Management ( PLM-System ) sind automatisiert. Das System meldet Abweichungen automatisch und der Benutzer kann jederzeit den aktuellen Status einer Änderung einsehen. Es kann wiederum Teile des Änderungsprozesses automatisieren, z.B. das Versenden der Dokumentation oder die Erstellung einer Auswirkungsmatrix. Das bedeutet, dass auch die tatsächlichen Änderungskosten leicht bewertet werden können.
Für das Änderungsmanagement werden alle Produktdaten, Dokumente, Aufgaben und Informationen zur Prozesssteuerung zentral im PLM-System verwaltet. Ein integriertes Eskalationsmodell greift im Falle von Terminabweichungen. Der Benutzer kann den aktuellen Status einer Änderung jederzeit über das Cockpit einsehen.
Bei jedem Projekt, Auftrag oder Vertrag können für ein Unternehmen Risiken entstehen. Diese verweisen sowohl aufeinander als auch auf andere Objekte, wie Verträge, andere Begleitdokumente, allgemeine Geschäftsbedingungen, Korrespondenz oder zusätzliche Vereinbarungen. Die Aufgabe des Risikomanagements besteht darin, Risiken durch geeignete Maßnahmen zu minimieren und sich präventiv auf zukünftige Risiken vorzubereiten.
Die Zahl der Vorschriften, die Unternehmen im Rahmen der Compliance einhalten müssen, hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Eine Vielzahl von nationalen Gesetzen, internationalen Richtlinien und freiwilligen Selbstverpflichtungen erlegen den Unternehmen inzwischen strenge Dokumentationspflichten auf. Systeme zur Verwaltung des Produktlebenszyklus (PDM/PLM-Systeme) sind hierfür ideal. Wenn ein PDM/PLM-System als DMS tec konzipiert ist, wie z.B. PRO.FILE, ist es dafür besonders geeignet, weil es eine Produktdatenbank für alle Daten und Dokumente darstellt, nicht nur für die aus der Konstruktion. Mit der Lösung können Unternehmen ein zuverlässiges Risikomanagement einrichten und es in den PLM-Prozess integrieren.
Im PDM/PLM-System werden alle risikorelevanten Begleitdokumente zunächst zentral in einer Risikoakte abgelegt. Auf der Grundlage dieser Dokumente können die daraus resultierenden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert werden. Eine Einteilung in Risikoklassen wird vorgenommen und erste Maßnahmen zur Risikominimierung können geplant werden. Ein Frühwarnsystem informiert über den Fortschritt der Maßnahmen und liefert Informationen im Falle einer Eskalation. Mit Hilfe des PDM-Systems werden Risiken frühzeitig erkannt und das Unternehmen kann ihnen kontinuierlich entgegenwirken.
Das PDM/ PLM-System PRO.FILE enthält ein Risiko-Cockpit, über das der Benutzer Projekte und Verträge anhand eines Ampelstatus nach Risikoklassen klassifizieren und auch die Bewertung von Maßnahmen vornehmen kann. Es ermöglicht so die Einhaltung von Spezifikationen durch eine revisionssichere Prozesskontrolle und eine einheitliche Bewertungsmethodik. Die gewonnenen Erfahrungen sind auch die Grundlage für die Entwicklung weiterer Strategien zur Risikominimierung.
In der PDM/PLM-Software können Unternehmen zum Beispiel komplexe Freigabe-Workflows im Rahmen von Genehmigungsverfahren mit Behörden abbilden. Im Luftfahrtsektor zum Beispiel erfordert jede Änderung an einer Komponente manchmal die Genehmigung der nationalen Luftfahrtbehörde und möglicherweise anderer Institutionen. Das herstellende Unternehmen muss solche Arbeiten in Testplänen, Wartungshandbüchern, Flughandbüchern und anderen Dokumenttypen als Teil seines Änderungsmanagements festhalten. Jedes Dokument hat oft mehrere Genehmigungsprozesse, die abgeschlossen werden müssen. Im PDM/PLM-System kann das Unternehmen im Rahmen des Risikomanagements die Logik dieser Prozesse abbilden und so detailliert nachvollziehen, welcher Mitarbeiter ein zu prüfendes Dokument erstellt und genehmigt hat.
Der vertragliche Rahmen legt die wesentlichen Grundsätze der Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens mit seinen Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen externen Parteien fest. Diese Informationen der richtigen Person zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen, ist Teil eines Produktlebenszyklus-Managementprozesses. Nur durch ein zentrales Vertragsmanagement kann sichergestellt werden, dass Fristen und andere vertragliche Verpflichtungen eingehalten werden. Ohne die notwendige Transparenz werden diese nach Vertragsabschluss oft vergessen. Ein PDM/PLM-System wie DMStec ist in der Lage, alle Arten von Vertragsdokumenten zu speichern.
Jede Abteilung des Unternehmens schließt oft Verträge für sich selbst ab. Das bedeutet, dass die Vertragsdokumente nicht zentral verwaltet werden, sondern in den einzelnen Abteilungen gespeichert sind. Verteilte (Papier-)Ablage bedeutet, dass Dokumente oft nicht gefunden werden können, wenn Sie sie brauchen. Es gibt auch keine Klarheit darüber, ob verschiedene Positionen im Unternehmen identische Verträge mit demselben Lieferanten abgeschlossen haben können. Für den Einkauf wäre es zum Beispiel wünschenswert, einfach kontrollieren zu können, wie viele Verträge mit welchen Unternehmen bestehen, inwieweit sich deren Konditionen voneinander unterscheiden und wo Vertragsbeziehungen eventuell gebündelt und standardisiert werden können, um bessere Konditionen zu erzielen.
Schließlich ist es nicht ungewöhnlich, dass Kündigungsfristen ungewollt verlängert werden, weil die entsprechenden Dokumente nicht zur Hand sind, um ihre Dauer zu überprüfen. Unbeabsichtigt verlängerte Verträge aufgrund mangelnden Fristenmanagements führen in vielen Unternehmen immer wieder zu zusätzlichen Kosten.
Im PDM/PLM-System können Unternehmen alle auftrags-, projekt- und produktbezogenen Vertragsakten sowie die vertragsbegleitenden Dokumente an einem zentralen Ort digital verwalten. Es ist ein funktionsreiches Vertragsverwaltungssystem, das dem Benutzer einen vollständigen und transparenten Überblick über die Vertragsinhalte bietet. Das System übermittelt die Verträge automatisch und rechtzeitig vor Ablauf der Frist erneut. Durch dieses integrierte Eskalationsmanagement wird der Nutzer rechtzeitig über die zu beachtenden Kündigungsfristen informiert. Es ist nicht mehr notwendig, solche Informationen in Papierform oder in Excel-Tabellen aufzulisten; die Prozesse im unternehmensweiten Contracting sind im PDM/PLM-System automatisiert.
Das Product Lifecycle Management System ( PLM-System ) bietet auch Textbausteine und Vorlagen, mit denen Sie Verträge schneller aufsetzen können. Von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung führt die Vertragsverwaltung den Benutzer durch den Prozess. Das verkürzt die Durchlaufzeiten und jeder hat immer den Überblick, welcher Vertrag sich wo und in welchem Status befindet. Granulare Benutzerautorisierung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf ihre Vertragsdokumente zugreifen können.
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